Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета доходов и расходов для ИП на Общей системе налогообложения (ОСН)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерия для ИП на УСН значительно проще, т.к. необходимо сдать всего одну налоговую декларацию в год. Срок отчётности ИП на УСН в 2023 году без работников — 25 апреля, а налог, за вычетом авансов, надо уплатить не позже 28 апреля за предыдущий год.
Состав КУДиР для ОСНО
В книге шесть разделов, которые отражают все операции индивидуального предпринимателя по доходам и расходам в отчетный период.
- раздел I «Учет доходов и расходов»;
- раздел II «Расчет амортизации основных средств»;
- раздел III «Расчет амортизации по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, не списанным по состоянию на 1 января 2002 года»;
- раздел IV «Расчет амортизации нематериальных активов»;
- раздел V «Расчет начисленных (выплаченных) в виде оплаты труда доходов и удержанных с них налогов»;
- раздел VI «Определение налоговой базы».
Порядок ведения КУДиР
Сведения о доходах и расходах нужно указывать по нарастающей в течение налогового периода. Когда он заканчивается, запрещается вносить новые записи — нужно начать новую КУДиР с нового налогового периода.
Формировать КУДиР можно и вручную, и на компьютере — во втором случае требуется распечатать документ по окончании налогового периода. Отсутствуют правила о том, как именно распечатывать, и на практике ИП используют одностороннюю печать.
Книгу нужно пронумеровать и прошнуровать, а на последней странице поставить общее количество страниц, подпись и печать (если есть).
Важно! Ранее КУДиР заверяли в ИФНС, но в отношении УСН и ПСН это правило давно отменили. При ОСНО или ЕСХН нужно заверять книгу в ИФНС — рукописную до начала заполнения, а электронную по завершении налогового периода.
Что такое сервис бухгалтерии для предпринимателя
Нередко начинающие предприниматели попадают в ловушку: ставят знак равенства между учетом, который ведет бухгалтер, и понятием «бухгалтерский учет». Услышав, что есть освобождение от бухгалтерского учета предпринимателей, некоторые думают, что «бумажной волокиты» будет мало, все силы и ресурсы будут отданы непосредственно бизнесу. Реальность же такова: ИП обязаны вести налоговый и другие виды учета и отчетности, уплачивать строго в обозначенные даты налоги и информировать об этом налоговую инспекцию.
С 2023 года налоги ИП необходимо переводить на Единый налоговый счет, корректировать сроки уплаты и сдачи отчетности, так как вводятся новые единые даты для всего массива налогов и отчетности. С 2023 года вводится новый режим налогообложения, меняется перечень отчетности в фонды, так как фонды объединяются. И это далеко не полный перечень нововведений.
3 года – максимальный срок жизни большинства предприятий ИП по данным Росстата.
Далее расскажем подробнее о том, как система налогообложения влияет на учет ИП, какие нововведения ждут предпринимателей в вопросе учета и отчетности в 2023 году, как сервис бухгалтерии для предпринимателя может облегчить жизнь.
Поблажки для бухучета
В законе о бухгалтерском учете № 402-ФЗ в статье №6 «Обязанность ведения бухгалтерского учета» говорится, что экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет. Но есть несколько исключений.
Кто имеет поблажки в ведении бухучета:
- возможность вести упрощенный бухучет имеют субъекты малого предпринимательства и некоммерческие организации,
- возможность не вести бухгалтерский учет имеют филиалы иностранных компаний,
- возможность не вести бухгалтерский учет имеют ИП (индивидуальные предприниматели). Однако, такая возможность предоставляется ИП только в случае, если он ведет учет доходов или доходов и расходов или иных объектов налогообложения.
Кто должен заполнять КУДиР
Существуют такие варианты документа:
- Для предпринимателей на ПСН. На «патенте» обязательно нужно вести данный реестр, но записывать в него следует только доходы. При применении ПСН фактический доход не влияет на размер налога, поэтому Книга потребуется только для того, чтобы контролировать лимиты — предприниматели на этой системе не должны получать более 60 миллионов рублей за год.
- Для ИП и организаций на УСН. На ставке налога 6% нужно делать записи только в столбец доходов, а при применении УСН 15% заполнять доходы и расходы.
- Для предпринимателей на ОСНО. Книгу нужно вести только ИП для исчисления НДФЛ.
Рекомендации по заполнению КУДиР приведены в письме Минфина № 03-11-06/2/72657 от 06 декабря 2016 года. Вот краткая выдержка из регламента:
-
вести документ следует на русском языке, а если «первичка» составлена на иностранном языке, то ее понадобится перевести;
-
особенности заполнения зависят от того, какой объект налогообложения выбран «доходы» или «доходы минус расходы»;
-
книга ведется в единственном экземпляре, все данные указываются в рублях, без копеек;
-
записи фиксируются в хронологической последовательности, каждая хозяйственная операция регистрируется отдельной строкой, объединение нескольких операций в одну не допускается;
-
ежегодно заполняется новая книга на календарный год;
-
если у ИП несколько торговых объектов или деятельность предпринимателя осуществляется в нескольких регионах РФ, то вести следует одну книгу в целом по всей деятельности;
-
записи о необлагаемых операциях в КУДИР не вносятся.
Порядок заполнения КУДиР: основные правила и нюансы заполнения
Нужно отметить, что методичек или регламентов по оформлению Книги учёта не существует. Для разных видов бизнес-деятельности и, тем более, для разных налоговых систем внесение данных в таблицы и разделы значительно отличается. Налоговики применяют лишь жёсткие требования к полноценному отражению всех операций, которые влияют на расчёт налоговой базы. В связи с чем, для ОСНО обязательным является полный учёт всех доходно-расходных действий частного предпринимателя.
Рассмотрим основные формальные правила и тонкости налогового учёта в КУДиР для бизнеса на общем режиме:
- Основной пункт — в регистре фиксируются строго только те операции, которые влияют на расчёт налогового сбора, если та или иная прибыль либо бизнес-затраты не оказывают влияния на цифру налога, в КУДиР они не указываются.
- Все данные и по доходной, и по расходной частям вносятся в день проведения операций, и в обязательном порядке основываясь только на первичных документах.
- Логично, что цифры проставляются в хронологическом порядке. Регистр ведётся ежемесячно и нарастающим итогом, то есть во всех разделах рассчитывается сумма за текущий месяц и суммарный итог с начала года.
- Обратите внимание, что все стоимостные показатели проставляются в рублях с копейками. Поясняя, почему акцентируем внимание на этом, хочется заметить, что во всех утверждённых налоговиками шаблонах при внесении данных не работают форматы. К примеру, при внесении данных в excel в столбцах доходов/расходов копейки приходится проставлять вручную. Несмотря на то, что установив правильный формат и автосуммы, можно было бы значительно упростить жизнь малому бизнесу, разработчики форм КУДиР почему-то не соизволили позаботиться об этом. Поэтому прежде чем начинать вносить данные в электронном виде, лучше сразу позаботиться о верных форматах столбцов. Ведь, настроив всё один раз, можно сэкономить массу времени в дальнейшем. Кстати, то же касается и разметки листов. В указанных ФНС РФ формах с первого взгляда видно, что для распечатки они не годятся.
- Все расчётные проводки регистрируются в Книге только рублях. Если по специфике деятельности бизнеса проходят валютные сделки, денежные средства пересчитываются по курсу ЦБ РФ на момент прихода или списания их с расчётного счёта ИП.
- Немаловажный момент — корректировки в КУДиР, которая ведётся от руки: так, если ИП нужно внести в Книгу изменения, делается это с обязательной подписью рядом с корректировкой и указанием даты. Затирать уточнения и замазывать их корректором категорически запрещено. Проверяющий инспектор всегда должен видеть какие цифры были исправлены.
Что касается ведения учёта, то здесь нужно отдельно сказать об основополагающих подходах к учёту валовой прибыли и фиксации затрат на бизнес ИП:
- В Книге отражается вся валовая прибыль предпринимателя: всё, что приходит от контрагентов, поступления по кассе и прочие зачисления, в том числе имущество и другие материальные активы, переданные в зачёт оказанных услуг или в дар ИП. Причём прибыль при продаже базовых производственных средств и нематериальных активов рассчитывается по формуле: сумма, вырученная от реализации минус остаточная стоимость имущества или НМА (это регламентировано в п. 14 главы III «Порядка учёта»).
- Есть в учёте и блок средств, которые не могут быть причислены к доходам ИП, к ним относятся:
- Средства, полученные от Фонда соц. страхования, при компенсации расходов ИП по больничным листам его сотрудников.
- Все суммы, которые по ошибке были уплачены партнёрами и госучреждениями.
- Кредитные средства, полученные предпринимателем на развитие своего дела.
- Ссудные деньги, выданные предпринимателем, которые были ему возвращены заёмщиками.
- Если коммерсант получает заработную плату, будучи трудоустроенным.
- Доход, полученный от продажи собственности ИП, которая не принимает участия в бизнес-деятельности (недвижимость, к примеру).
- Учёт ведётся, как звучит по сленге налоговиков, по кассовому способу: то есть в фискальный учёт вносятся только те материальные и стоимостные показатели, которые отражают фактический полный приход по договору. Таким образом, если продукция уже отгружена, а денежные средства не поступили на бизнес-счёт ИП, доход в КУДиР не включается. Кстати, это относится и к затратам. Так, статья 251 НК РФ гласит, что авансы, залоговые суммы и выданные задатки не входят в налоговый учёт до момента, когда сумма не будет погашена полностью.
- Возвращённые бизнес-партнёрам авансовые суммы вносятся в КУДиР с отрицательным значением и сокращают налогооблагаемую базу ИП на ОСНО.
- К расходам бизнеса, которые будут приняты к учёту, относятся не все затраты предпринимателя: главное требование ИФНС для расходов — все они должны быть подтверждены документально. Второе, что нужно учесть, — бизнес-затраты должны быть финансово обоснованы, и должны вести в будущем к получению компанией прибыли. К распространённым затратам, которые можно учесть в КУДиР, можно отнести:
- Сырьё, расходные материалы.
- Транспортные траты.
- Аренда
- НДС, который выставлен бизнес-партнёрам.
- Торговый сбор и все страховые взносы ИП.
- Расходная часть ИП, направленная на выплату зарплаты персоналу, премиальные и пр.
- Нужно знать, что любые затраты коммерсанта, которые не ведут к получению прибыли, нельзя указывать в КУДиР. Это будет считаться нарушением.
- Основополагающий момент в налоговом учёте — учёт первички. Реквизиты каждого фискального документа в КУДиР указываются строго по формам и требованиям Минфина РФ, только тогда они могут быть приняты к учёту. Основное, что должно присутствовать в реквизитах первичных документов:
- Название формы документа.
- Дата его формирования.
- Если документация оформлена от юр. лица, — точное название ООО (по уставным документам), ИНН предприятия.
- Если документ выдан от лица ИП, — его ФИО, номер и дата выдачи бланка о постановке на учёт, ИНН предпринимателя.
- Если поступление по первичке оформляется от физ. лица, — указывается ФИО, данные паспорта, адрес места жительства, ИНН ФЛ (если есть). Это, как правило, происходит тогда, когда ИП работает в области оказания услуг по репетиторству, фитнесу или медицине.
- Название операции с единицами измерения в натуральном и денежном эквиваленте.
- Когда приобретаются или реализуются товарно-материальные ценности, к ТТН, а также к товарному чеку, счёту-фактуре, договору и пр. , должен быть приложен документ, который бы подтверждал факт оплаты товара. В этот закрытый перечень входят: фискальный чек, приходник с печатью, платёжное поручение (с отметкой кредитной организации), документ строгой отчётности, свидетельствующий об оплате.
- Каждый учётный первичный учётный документ должен быть завизирован ИП (исключение — фискальные чеки).
- Заметьте: запрещается вносить правки в приходно-кассовые и банковские бланки. Если же коррективы вносятся в другие виды первички, каждое изменение должно быть завизировано ответственными лицами, на корректировке должна стоять дата внесения корректировок.
- Причём учтите, что предприниматель обязан по первому требованию ИФНС предъявить всю учтённую в регистре первичку, т. е. ИП должен иметь её в наличии и хранить определённый временной отрезок времени: не менее трёх лет.
ЕНВД и ОСНО одновременно в 2021 году
В случае если ИП занимается несколькими видами деятельности, то возможно совмещение налоговых режимов. Виды деятельности, перечисленные в п. 3 статьи 346.29 НК РФ, могут быть переведены на уплату ЕНВД. Переход на ЕНВД освобождает от уплаты НДС, НДФЛ и налога на имущество в части доходов, полученных по данному виду деятельности.
Из различия налоговых баз и ставок налога возникает необходимость в ведении раздельного учета. По каждому виду налогообложения необходимо обособленно учитывать доходы и расходы.
Метод ведения раздельного учета обязательно закрепите в Учетной политике. Опишите порядок учета доходов и расходов, порядок распределения общих расходов. Особое внимание следует уделить организации раздельного учета НДС. Учетная политика обеспечивает достоверное разделение «входного» НДС.
Суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), имущественных прав предпринимателям, применяющим одновременно ОСНО и ЕНВД:
- принимаются к вычету из бюджета, в части деятельности на ОСНО;
- включаются в стоимость товаров (работ, услуг), в части деятельности на ЕНВД;
- по товарам (работам, услугам), которые используются для всех видов деятельности, распределяются пропорционально в соответствии с п. 4 ст. 170 НК РФ.
Итак, несколько основных моментов
- КУДИР ведется в обязательном порядке, если вы не вели в течение года деятельность – у вас должна быть нулевая КУДИР;
- в КУДИР заносятся все операции, обязательно в хронологическом порядке;
- операции заносятся в КУДИР на основании первички;
- информация отражается попозиционно: одна операция – одна строка;
- все записи оформляются на русском языке;
- ошибки в КУДИР можно исправлять, но такое исправление должно быть аргументировано и заверено подписью ИП (ген. директора юрлица) с проставление даты внесения исправления и печатью (если используется);
- записи ведутся в полных рублях;
- КУДИР можно распечатать и заполнять на бумаге, а можно вести файл Excel на компьютере, во втором случае по окончании периода ее надо будет распечатывать. Книгу учета надо прошить: прошнуровать и пронумеровать, скрепить подписью и печатью.
Форма КУДИР унифицирована, бланк утвержден Приказом Минфина РФ № 135н от 22. 2012 г. В нем можно найти саму форму и указания для ее заполнения.
ВАЖНО!!! С 01 января 2018 года все предприниматели, применяющие УСН должны вести КУДИР на новом бланке, утвержденном вышеуказанным приказом с учетом изменений от 01. 2016г. №227н. На 2021 год изменений в нем не произошло.
Что же нового внесено в КУДИР?
- Добавлен V раздел, который необходим для отражения торгового сбора, имеющий актуальность, на данный момент, для московских предпринимателей.
- В инструкцию по заполнению КУДИР внесен новый VI раздел, разъясняющий как правильно отразить торговый сбор (приложение №2 к приказу №135н).
Еще раз подчеркнем, что эти изменения касаются заполнения КУДИР с 01. 2018 г. 2017 год и предыдущие года у вас должны быть заполнены по старым Правилам и старой форме КУДИР.
На сегодняшний день можно воспользоваться одним из трёх способов ведения Книги учёта доходов и расходов.
Второй способ. Купить типографскую форму Книги учёта доходов и расходов. При заполнении также нужно постоянно следить за тем, не допущены ли ошибки. Опять-таки, нелишним будет подстраховаться и отыскать на просторах интернета авторитетный сайт с примерами заполнения КУДИР.
Третий способ. Использовать интернет-бухгалтерию «Моё дело» для простого и корректного заполнения Книги учёта доходов и расходов. Всё, что от вас требуется, – заносить в программу все данные о хозяйственной деятельности в течение года. В любой момент можете распечатать Книгу учёта доходов и расходов.
Сервис «Моё дело» обеспечивает быстрое и корректное формирование КУДиР.
Система «Моё дело» — это ваш профессиональный инструмент в ежедневной работе, а также в период налоговых платежей и сдачи отчётности!
Что ставим в Разделе I Доходы и расходы
В этой части Книги учета указываются доходы и расходы, которые принимаются в расчет при определении налогооблагаемой базы при УСН. Здесь вы найдете четыре таблицы: одна таблица на один квартал. Не забываем, что каждая операция прописывается отдельной строкой, обязательным основание является конкретный первичный документ. Количество строк добавляем при необходимости.
В каждой таблице пять граф: № операции по порядку, № и дата документа, являющегося основанием записи, суть операции, сумма дохода или расхода – смотря, что отражаем.
Попробуем заполнить одну из таблиц, воспользовавшись следующими исходными данными:ООО «Старт» занимается установкой пластиковых окон. В январе 2019 года организация оказала услуги двум заказчикам, получив оплату за услуги 14. 2019 г. в размере 30 тыс. рублей и 16. 2019 г. в размере 25 тыс. рублей. Для проведения работ по установке окон 11. 2019 г. на 12 000 рублей были куплены расходные материалы, включая НДС. У ООО «Старт» имеется один работник, которому 30. 2019 г. была выплачена зарплата в размере 4 500 рублей. 2019 г. за работника были уплачены страховые взносы на сумму 1 350 рублей. Кроме того, у организации в качестве ОС числится компьютер, его остаточная стоимость на 01. 2019 г. составляет 18 000 рублей.
Итак, что мы отражаем в Разделе I?
- В расходах мы отражаем затраты на приобретение расходных материалов, входящий НДС тоже списывается одновременно с материалами, но отдельной строкой;
- Далее отражаем поступление дохода 14 и 16 января;
- Затем относим в расходы суммы зарплаты работника и страховые взносы, которые за него заплатил работодатель;
- Последней операцией в квартале будет списание части стоимости ОС – компьютера. Эта сумма сначала рассчитывается в Разделе II. Как это делать, разберем чуть ниже.
Утром деньги, а вечером стулья
Допустим, сперва вы получили на счет деньги – 500 белорусских рублей 15 июля от ООО “Рога и копыта”. А потом, 30 июля, подписали акт №2 о выполнении работы. В этом случае вы будете записывать операцию во 2-й пункт части II первого раздела книги.
В общем виде, здесь все будет очень похоже на ситуацию “Утром стулья, а вечером деньги”, но в обратном порядке: сначала платежное поручение, а потом акт. Собственно, как и происходит по сути, ведь деньги приходят до выполнения работы.
В первом столбце вам необходимо будет указать, от кого, когда и по какому документу вам пришли деньги. То есть нужны не акт и не счет, а платежное поручение из вашего банка, номер и дату которого опять же можно найти в выписке или в интернет-банкинге. В нашем примере нужно будет записать следующее: 15.07.2019, Платежное поручение №ХХХ от 15.07.2019, ООО «Рога и копыта».
Наконец мы возвращаемся к части I – она понадобится нам, чтобы подвести итоги по месяцам. Как и все остальное, заполнять ее надо в хронологическом порядке: то, что было раньше, пишется выше. Разберем на примере января.
Датой записи (первый столбец) будет последнее число месяца, например – 31.01.2019. Во втором столбце пишем “Часть II, п.1. Итого за Январь”. Столбец 3 – “Выручка от реализации”. Столбцы 4 и 7 соответствуют вашему итогу за январь, который вы подвели под соответствующим столбиком в п.1 части II.
Следующая строка с этой же датой – аналогичная выписка из части II, п.2. Меняется только номер пункта и, собственно, итоговая сумма.
Если в каком-то месяце у вас нет записей в п.1 или п.2 части II (то есть вы не получали предоплату, или получали только ее, или вообще не получали денег) – не надо заполнять строчки с нулями, просто пропускайте их.
Внереализационный доход – что это такое и как его считать?
Самое главное, что нужно понять про внереализационный доход – скорее всего, у вас его не будет, и, соответственно, считать его не придется. Но если вы и столкнетесь с ним, то теперь будете знать, как себя вести.
Что может быть внереализационным доходом? В общем смысле – все деньги, которые вы получили не в результате хозяйственной деятельности, а по финансовым операциям. Например, на ваш остаток по счету банк начислил проценты. Или вы продали своему банку валюту по курсу, который был выше курса Нацбанка на эту дату. В реальности это может произойти в двух случаях: либо вы продаете валюту в день резких скачков курса, когда рынок перегоняет Нацбанк, либо вы продаете многомиллионные суммы и банк согласился предложить вам такой выгодный курс.
Как подсчитать внереализационный доход от такой продажи валюты? Это будет разница между обменом по курсу Нацбанка и тем обменом, который в действительности у вас состоялся. Допустим, 10 июля 2019 года вы продали своему банку 100.000 евро, и ради такой суммы он предложил вам курс 2,3, хотя курс Нацбанка был только 2,2971. Соответственно, меняя по курсу Нацбанка, вы бы получили 229.710 белорусских рублей, а вам удалось получить 230.000. Разница между этими суммами – 290 рублей – и будет вашим внереализационным доходом, с которого вам тоже придется заплатить 5% налога.
Как и куда записать эту сумму в книге учета доходов и расходов? Внереализационный доход сразу записывается в часть I, не дублируясь нигде в части II, отдельной строкой после итогов предыдущего месяца. Датой записи (столбец 1) у вас будет дата выгодной продажи валюты, то есть 10.07.2019. Во второй столбец запишите номер и дату документа, согласно которому вы продавали валюту – например, “Платежное поручение №99, 10.07.2019”. В третьем столбце надо написать “Продажа валюты”. На этот раз столбцы 4-5 остаются пустыми, а вот в столбцах 6-7 вы и фиксируете свой внереализационный доход – те самые 290 рублей.
Когда вести книгу учета доходов и расходов?
Конечно, разумнее всего сразу вносить каждое поступление денег или подписание акта в книгу – тогда вы точно ничего не забудете и не потеряете. Но на практике многим предпринимателям некогда это делать, и заполнение книги откладывается до конца квартала, когда уже нужно подавать декларацию и откладывать некуда.
В таком случае постарайтесь хотя бы собирать все необходимые документы – акты, банковские выписки и прочее – в одной папке, чтобы потом не пришлось их искать.
Лайфхак: бухгалтерские консультации могут стоить дороже в дни подачи деклараций и прямо перед ними, так что лучше разберитесь с книгой в межсезонье, чтобы не переплачивать за консультацию, если запутаетесь сами.
Но лучший вариант – не лениться разобраться со всем прямо сейчас, чтобы бумаги для внесения в книгу не накапливались и не отвлекали вас потом надолго от вашего бизнеса.
Изменения в КУДИР с 2021 года
Изменится ли правило ведения КУДиР в 2021 году? Этот вопрос задают ИП на УСН, которые ожидают отмены декларации и книги учета доходов и расходов с конца 2019 года.
Напомним, что с момента перевода спецрежимников на онлайн-кассы в правительстве муссировалась идея автоматического ведения отчетности для ИП на УСН “Доходы” по онлайн-чекам. Такой законопроект даже рассматривался в начале 2020 года, однако из-за пандемии итоговый вердикт было решено перенести на неопределенный срок.
То есть в 2021 году эту книгу придется вести всем: и “патентникам”, и “упрощенцам”, и предпринимателям на основной системе налогообложения (для расчета НДФЛ).
Распространенные ошибки ИП на ОСНО при заполнении КУДиР
Ошибка 1. Корректировать данные в КУДиР следует правильно, с применением норм установленного Порядка.
Следует знать, что все исправления в книге учета делаются только вручную. Поэтому если нужно исправить ошибку либо внести изменения в КУДиР, все необходимые записи следует делать от руки. Как установлено, рядом надо указать дату правки и заверить все подписью ИП. Использовать корректирующие средства, закрашивать, «маскировать» ошибки, записи, буквы, слова запрещается.
Ошибка 2. Вносить правки в первичную учетную документацию можно, но только путем согласования данных исправлений непосредственно с составителем документа. Причем внесенная правка признается действительной, если она заверена подписью этого составителя с указанием даты ее занесения.
Исключением являются банковские и кассовые документы – в них делать правки не разрешается.