Составляем график отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем график отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Ознакомление с графиком отпусков

По мнению Минтруда, Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Следовательно, подписи работников можно исключить из графика отпусков (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем ведомство указало, что в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Форму ознакомления с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно.

Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, работодатель может предусмотреть альтернативные способы исполнения данной обязанности, выпуская, например, отдельные извещения работникам (в виде выписки из графика отпусков, содержащей информацию об отпуске только данного работника). Подпись работник может проставить в специальном ознакомительном листе.

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
   • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
   • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
   • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
   • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
   • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Что сделать перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:

• Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
• Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
• Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
• «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
• Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

• в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
• 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
• в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Форма графика отпусков на 2023 год

До недавнего времени существовала форма Т-7 для составления графика отпусков (утв. Госкомстатом РФ №1 от 05.01.2004). Однако, с начала 2013 года данный бланк компании могут уже не использовать. Разработать форму графика компании могут самостоятельно.При этом в нее потребуется включить следующие поля:

1. Наименовании компании-работодателя.
2. Номер документа, дата составления и год, на который данный документ утверждается.
3. Сведения о работниках (ФИО и должность каждого сотрудника компании, его табельный номер, а также структурное подразделение при его наличии).
4. Планируемые даты отпуска, включая информацию об их продолжительности, даты начала и окончания отпуска.
5. Фактические даты отпуска.
6. Сведения о переносе даты отпуска (при этом указывается документ, на основании которого осуществляется перенос).
7. Место для подписи руководителя компании.

Правила оформления графика отпусков

Законодатель жестко прописал сроки составления документа: утверждение производится не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. При пропуске этого срока также возможно применение санкций по ст. 5.27 ТК РФ, так как это нарушение трудового законодательства.

С учетом изложенного в предыдущем пункте, алгоритм составления графика следующий:

• определение сотрудников, имеющих право на льготы и получение от них информации о желаемой дате ухода в отпуск;
• получение мнение профсоюзного органа при его наличии;
• составление работником кадровой службы графика, с учетом сроков ухода в отпуск, определяемых по ТК РФ и данных от представителей «льготных» категорий;
• утверждение документа руководителем;
• в случае переноса сроков в график вносятся изменения с разрешения лица, его утвердившего.

Заполнение графика труда не составляет, форма достаточно простая.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Этап 3. Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков

Конечно, работодатель вправе этого не делать. Но чтобы минимизировать конфликты с сотрудниками, лучше предоставить те даты, в которые они хотят отдохнуть сами. Кроме того, это позволит избежать переносов. Для начала сбора данных выпустите приказ о подготовке графика. В случае, если компания небольшая, то можно ограничиться обычными уведомлениями с просьбой предоставить точные даты начала и окончания отпуска, а также количества дней. Как правило, сотрудники разделяют отпуск на две части. По закону одна из них должна составлять не менее 14 дней. Это стоит обязательно учитывать.

Если же, наоборот, организация слишком большая, обязанность по сбору дат можно переложить на руководителей подразделений. Они самостоятельно соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти периоды с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный по датам проект.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Обязателен ли график отпусков

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Право на первый отпуск в 2023 году

Как мы выяснили ранее, уйти на новом месте работы в отпуск в течение двух недель сотрудник может спустя полгода работы. Однако по согласованию с руководителем он может быть предоставлен раньше, в том числе авансом.

Обычно при составлении графика работодатели учитывают интересы подчиненных и особенности выстраивания процесса работы компании или производства. В основном это относится к организациям с сезонной работой, например в сфере строительства, сельского хозяйства и т. д.

Если несколько сотрудников планируют отдыхать в один и тот же период, составляется очередность. График становится гарантией для работника, что в запланированное заранее время он сможет отдохнуть. Это позволяет заблаговременно спланировать свое время.

Похожие записи:

• Военные инвалиды когда повышение в 2023 году
• Как оплачивать больничные в 2023 году
• Какие выплаты положены ветеранам труда в Нижегородской области