Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить документы для суда?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Официальное определение термина в нормативно-правовой базе появилось поздно. Итогом жарких дискуссий стал закон № 227-ФЗ от 29.07.2010 года. Парламентарии признали электронными документами зафиксированную цифровую информацию, пригодную для восприятия человеком. Отличительной чертой сведений посчитали возможность обработки, хранения и передачи по телекоммуникационным каналам. Впоследствии терминология была закреплена в других отраслевых актах.
Как заверяются копии в нотариальной конторе?
Когда копия документа попадает на стол нотариуса, она заверяется не сразу. Перед этим нотариусу необходимо выполнить несколько важных действий:
- удостоверить личность заявителя на основании предъявленного паспорта РФ или другого документа, где содержатся сведения о заявителе;
- в том случае, если для заверения предоставляется копия не с оригинала, а с копии документа, нотариусу нужно убедиться, что эта копия была ранее заверена в нотариальной конторе;
- если требуется заверить не целый документ, а отдельную выписку из него, нотариус должен проверить, что в оригинальном документе содержится ряд решений или вопросов, которые не связаны между собой.
- После того, как нотариус завершит проверку копии документа, он официально ее заверят. При заверении копии ставится удостоверительная надпись, также ставится печать нотариуса, дата заверения и личная подпись.
Копия является доказательством
Разместил: Егоров Константин Михайлович Другое Статьи 03.09.2008
Случается так, что документ утерян, а вопрос, в связи с которым он был составлен, не решен.
При подготовке документов для подачи искового заявления в суд может обнаружиться, что имеется лишь ксерокопия или отсканированный экземпляр документа.
Стоит ли при таких обстоятельствах обращаться в суд или целесообразно отказаться от защиты своих прав в связи с бесперспективностью дела?
В настоящее время основная масса документации в хозяйственном обороте составляется на бумаге, а электронные документы почти не используются. Между тем бумаги, как известно, легко могут потеряться или погибнуть.
Как правило, при предъявлении искового заявления в суд, к нему прикладываются только копии необходимых документов, заверенные печатью организации и подписью руководителя организации (подписью физического лица).
Однако в ходе рассмотрения дела для установления реальных событий суду необходимо убедиться в соответствии представленных копий оригиналам.
Копия документа, удостоверенная апостилем
Все страны, подписавшие Гаагскую конвенцию 5 октября 1961 г., принимают документы, выданные уполномоченными органами в других государствах, по упрощенной схеме. А именно – с проставлением специального штампа «апостиль» без обязательной консульской легализации. Согласно Конвенции об апостиле, такой штамп является единственной формальностью, необходимой для принятия документов за рубежом. Соглашение говорит о том, что нельзя предъявлять какие-либо иные требования к оформлению иностранных документов, чтобы подтвердить подлинность оригиналов.
Происхождение апостилей проверяется либо в e-Register (электронном реестре), либо на веб-сайте Гаагской Конвенции, где содержаться все компетентные органы, назначенные в каждом государстве-участнике.
Международному бизнесу, гражданам, планирующим смену налогового резидентства, места проживания или работы, необходимо помнить:
1
Если страна, куда вы направляетесь, числится в участниках Конвенции, апостиль является основным и единственным удостоверением подлинности документов.
2
Образец апостиля в разных государствах максимально приближен к образцу, указанному в Конвенции – это облегчает его идентификацию на официальных документах.
3
Апостиль должен включать Convention de La Haye du 5 octobre 1961 (краткое название соглашения на французском языке), иметь название «апостиль»» и блок с десятью информационными полями.
Нотариально заверенная копия документа
Разбираясь, в чем разница между копией документа, удостоверенной апостилем, и копией документа, заверенной нотариусом, важно понимать конечную цель их подачи и требования конкретной организации в конкретном государстве.
Если мы говорим про банки или другие финансовые учреждения, то чаще всего требуются именно нотариально заверенные копии документов.
Это значит, что нотариус снимает копию с оригинала документа и своей подписью и печатью заверяет/подтверждает, что он видел оригинал, а копия полностью соответствует оригиналу.
На английском языке в требованиях к таким документам так и пишут – A certified true copy of original.
То есть, именно такой текст и должен быть указан на переведенном документе.
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Как заверить копии уставных документов
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
- Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
- Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
- Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
- Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
- При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
- В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
- Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.
Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. Электронную подпись необходимо будет купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.
При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов.
В первую очередь необходимо проверить список стран, ратифицировавших Гаагскую конвенцию 1961 года. Если страны, для которой нужен документ, нет в списке, скорее всего, потребуется консульская легализация.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Опустим диалоги и монологи, которыми сопровождалось обнаружение несоответствия. Для нас сейчас важно другое – разобраться с правовым статусом копии документа. Ведь с правовой точки зрения бумага, находившаяся в руках у неудачливого фальсификатора, не может быть названа даже копией, поскольку воспроизводимая в документе информация не полностью соответствовала первоисточнику.
Такой вопрос встал перед судами в одном из недавних дел, где кредитор требовал возврата суммы займа. Должник в ответ ссылался на договор, согласно которому, срок исковой давности прошел уже пару лет назад. Но договор у него только в копии, а оппонент отрицал, что его подписывал.
Данную рекомендацию вам может подготовить только профессионал из уважаемого финансового учреждения. Это может быть финансовый консультант, сертифицированный нотариус или бухгалтер, который в рекомендации подтвердит ваше совместное сотрудничество, срок данных отношений и характер.
Электронный документ может быть признан полностью равнозначным бумажному, однако для этого необходимо его удостоверить. Сделать это может нотариус, об этом прямо говорит статья 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.
Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.
Документ обладает юридической силой, если в нем содержатся:
- данные о дате, месте и времени составления протокола;
- информация об адресе интернет-страницы или название мессенджера/ресурса, откуда был сделан снимок экрана;
- сведения о лице (ФИО, место работы), которое вывело информацию на экран и выполнило фотографию, и его подпись;
- данные о технических средствах, использовавшихся для получения бумажной копии веб-страницы.
При соблюдении описанных выше требований скриншоты подлежат оценке судом наравне с другими доказательствами при рассмотрении широкого перечня споров. Например, чтобы засвидетельствовать факт: размещения в сети ложной информации и порочащих сведений, умаляющих честь, достоинство и деловую репутацию, нарушения авторских прав, невыполнения или ненадлежащего выполнения обязательств по договору, поступления угроз, незаконного увольнения и т.д.
Предлагаем услуги по экспертизе любых цифровых носителей и заверению скриншотов сайта нотариусом для судов общей юрисдикции. Мы поможем вам отстоять свои права и наказать правонарушителей в установленном законом порядке.
Обращайтесь к нам, если:
- нарушается ваше авторское право;
- продаются через интернет-площадки товары или услуги под вашим торговым брендом;
- размещается в сети неправдивая или порочащая вас информация, которая носит клеветнический характер или наносит вред вашей деловой репутации.
Наш нотариус осмотрит предоставленные вами веб-ресурсы, зафиксирует все нарушения и составит протокол заверения необходимых интернет-страниц, который будет содержать: дату и место проведения осмотра, ФИО нотариуса и название нотариального округа, сведения о присутствующих при осмотре лицах, заявление обратившегося за совершением нотариальных действий лица, описание последовательности действий нотариуса в ходе проверки электронной информации.
К протоколу осмотра прилагаются распечатанные на бумаге изображения информации, опубликованной на указанных страницах интернет-ресурса. Они используются в качестве доказательств, подтверждающих факт совершения правонарушений в глобальной сети. Этих документов будет вполне достаточно, чтобы добиться справедливости и получить моральную и материальную компенсацию в установленном законодательными нормами порядке.
При этом следует помнить, что компания-владелец сайта может в любую минуту удалить или изменить информацию. Поэтому поспешите сделать нотариальное заверение сайта, чтобы у вас на руках остались доказательства ее существования, заверенные в полном соответствии с процессуальным кодексом.
Необходимость представления
Заверение дубликата паспорта требуется для совершения ряда юридически значимых действий, в частности при:
- Регистрации:
- В качестве индивидуального предпринимателя;
- Имущественного права на объект недвижимости (независимо от целевого назначения);
- Оформлении:
- Ипотечного и/или денежного займа;
- Документов на право временного и постоянного пребывания в РФ (для иностранцев);
- Прохождении ряда иных значимых с правовой точки зрения процедур.
Т.о., представление рассматриваемого документа чаще всего требуют:
- Территориальные подразделения:
- ФНС РФ;
- МВД РФ;
- Имущественные департаменты при местных муниципалитетах;
- Кредитные учреждения;
- Иные организации, чьими административными регламентами закреплена необходимость представления именно заверенных копий.
Свидетельствование верности копий документов
Когда копия документа попадает на стол нотариуса, она заверяется не сразу. Перед этим нотариусу необходимо выполнить несколько важных действий:
- удостоверить личность заявителя на основании предъявленного паспорта РФ или другого документа, где содержатся сведения о заявителе;
- в том случае, если для заверения предоставляется копия не с оригинала, а с копии документа, нотариусу нужно убедиться, что эта копия была ранее заверена в нотариальной конторе;
- если требуется заверить не целый документ, а отдельную выписку из него, нотариус должен проверить, что в оригинальном документе содержится ряд решений или вопросов, которые не связаны между собой.
- После того, как нотариус завершит проверку копии документа, он официально ее заверят. При заверении копии ставится удостоверительная надпись, также ставится печать нотариуса, дата заверения и личная подпись.
Действительно, существует ряд случаев, когда нотариус имеет право отказать гражданину в нотариальном заверении копии документа:
- если в тексте оригинального документа присутствуют исправления, приписки, зачеркнутые слова;
- если текст документа или его отдельные фрагменты написаны карандашом;
- если в тексте имеются нечитаемые фрагменты — смазанные буквы, нечетко пропечатанные слова и т.д.;
- если целостность документа нарушена — порваны страницы и т.д.;
- если документ, размером более одного листа, не прошит, а страницы его не пронумерованы;
- если подпись на оригинальном документе проставлена техническим способом — факсимильным штампом и т.д.;
- если документ заламинирован и проверить его подлинность невозможно;
- если оригинальный документ составлялся за рубежом, но не удовлетворяет требованиям законодательствам РФ.
Записывайтесь на прием к нотариусу онлайн, указав удобные для вас дату и время посещения.
В каких случаях нужны копии документов, заверенные нотариусом?
Если необходимо готовить такой документ для иностранного учреждения, важно помнить, что текст который пишет нотариус, тоже должен быть переведен на иностранный (чаще всего – на английский) язык. В случае, если нотариус не может или не имеет права заверять документы на иностранном языке, такой текст будет необходимо перевести у сертифицированного переводчика и приложить к основному пакету.
Поэтому, готовя комплект документов, нужно учитывать все моменты, которые необходимо совершить перед подачей в иностранном государстве. В противном случае оформление и подготовка может привести к дополнительным расходам.
Как может запрашивать официальные документы банк? Разберем на трех примерах.
Документ обладает юридической силой, если в нем содержатся:
- данные о дате, месте и времени составления протокола;
- информация об адресе интернет-страницы или название мессенджера/ресурса, откуда был сделан снимок экрана;
- сведения о лице (ФИО, место работы), которое вывело информацию на экран и выполнило фотографию, и его подпись;
- данные о технических средствах, использовавшихся для получения бумажной копии веб-страницы.
При соблюдении описанных выше требований скриншоты подлежат оценке судом наравне с другими доказательствами при рассмотрении широкого перечня споров. Например, чтобы засвидетельствовать факт: размещения в сети ложной информации и порочащих сведений, умаляющих честь, достоинство и деловую репутацию, нарушения авторских прав, невыполнения или ненадлежащего выполнения обязательств по договору, поступления угроз, незаконного увольнения и т.д.
Предлагаем услуги по экспертизе любых цифровых носителей и заверению скриншотов сайта нотариусом для судов общей юрисдикции. Мы поможем вам отстоять свои права и наказать правонарушителей в установленном законом порядке.
Обращайтесь к нам, если:
- нарушается ваше авторское право;
- продаются через интернет-площадки товары или услуги под вашим торговым брендом;
- размещается в сети неправдивая или порочащая вас информация, которая носит клеветнический характер или наносит вред вашей деловой репутации.
Наш нотариус осмотрит предоставленные вами веб-ресурсы, зафиксирует все нарушения и составит протокол заверения необходимых интернет-страниц, который будет содержать: дату и место проведения осмотра, ФИО нотариуса и название нотариального округа, сведения о присутствующих при осмотре лицах, заявление обратившегося за совершением нотариальных действий лица, описание последовательности действий нотариуса в ходе проверки электронной информации.
К протоколу осмотра прилагаются распечатанные на бумаге изображения информации, опубликованной на указанных страницах интернет-ресурса. Они используются в качестве доказательств, подтверждающих факт совершения правонарушений в глобальной сети. Этих документов будет вполне достаточно, чтобы добиться справедливости и получить моральную и материальную компенсацию в установленном законодательными нормами порядке.
При этом следует помнить, что компания-владелец сайта может в любую минуту удалить или изменить информацию. Поэтому поспешите сделать нотариальное заверение сайта, чтобы у вас на руках остались доказательства ее существования, заверенные в полном соответствии с процессуальным кодексом.
Перевод документов с нотариальным заверением
Нотариальный перевод выполняется в три этапа:
- Перевод. Большое значение имеет точность перевода и его правильное оформление.
- Оформление. Достаточно часто процесс оформления перевода и нотариального заверения подлинности подписи переводчика занимает не меньше, а иногда и в несколько раз больше времени, чем сам перевод. Специалисты нашей компании знакомы с тонкостями нотариального оформления документов. Это позволяет оформлять документы в соответствии с законодательством.
- Нотариальное заверение. Нотариус заверяет подпись переводчика на переведенном и правильно оформленном документе.
Нотариально заверенная ксерокопия паспорта гражданина РФ
Каждый человек, может оказаться в ситуации, когда ему будет нужно предъявить копию своего паспорта, заверенную нотариусом. Подобные копии требуются в следующих случаях:
Правда, передавая заверенную в нотариальном органе копию своего паспорта, гражданин подвергается потенциальной опасности. Дело в том, что нотариально заверенная копия, может, в ряде случаев, выступать заменой оригиналу паспорта. Если копия окажется в руках мошенника, то он, наверняка, не упустит возможность совершить противозаконные действия. Поэтому, перед тем, как передавать копию документа постороннему лицу, необходимо убедиться в необходимости своих действий. Нужно выяснить каковы намерения человека, требующего заверенную копию, а также удостовериться, что он сможет сохранить документ в целости и сохранности, до самого возвращения владельцу.