Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сокращение или… оптимизация персонала?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оптимизация – комплекс задач и инструментов, которые направлены на улучшение отдельных операций или всей деятельности компании. Некоторые руководители часто неверно трактуют понятие оптимизации, полагая, что оно означает сокращение числа сотрудников. Данная мера применима лишь в случае, когда грамотное управление и улучшение бизнес-процессов в компании привело к уменьшению нагрузки на работников. Однако список возможных решений не ограничивается увольнением.
Как понять, что необходима оптимизация бизнес-процессов
Есть ряд признаков, которые говорят, что в компании требуется улучшать бизнес-процессы.
-
Из-за несогласованности на решения и выполнение операций уходит много времени.
-
Бизнес-процессы на предприятии не контролируются (нет владельца бизнес-процесса).
-
Качество услуг или товаров ниже ожидаемого, процент возвратов высок, покупатели оставляют негативные отзывы.
-
Контроль преимущественно осуществляется не за результатом работ, а за сотрудниками.
-
Отсутствует разграничение ответственности по уровням.
-
Связи между отделами работают плохо. Пример – сотрудники, занимающиеся продажами, не знают об акциях.
-
Численность работников и отделов растет, но результаты не меняются, а доходы сокращаются.
Шаг 3. Уведомить работника о сокращении
О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.
Меры по оптимизации НДС
Налог на добавленную стоимость – это косвенный налог, налогооблагаемой базой которого является стоимость реализуемых товаров, работ и услуг. Порядок его исчисления и уплаты установлен главой 21 НК РФ. Согласно данному порядку, компании платят в бюджет разницу между суммой налога исчисленной и суммой налога уплаченного.
По сути данный налог платит покупатель в составе цены товара, а компания лишь передает данную сумму в бюджет. Стремление уменьшить НДС к уплате в бюджет компаниями понятно. Зачастую им приходится перечислять в бюджет на уплату НДС собственные средства, так как покупатели могут вовремя не рассчитаться за товар, работы или услуги. Кроме того, недоплаченная в бюджет сумма НДС увеличивает доход компании, который не облагается налогом на прибыль.
Способы снижения суммы НДС к уплате
1. Освобождение от уплаты НДС при соблюдении условий, предусмотренных ст. 145 НК РФ:
- выручка за три предшествующих календарных месяца не должна превышать 2 000 000 рублей без учета НДС;
- компания не должна продавать подакцизные товары;
- копания должна уведомить налоговые органы об использовании права на освобождение от НДС.
Следует учесть, что данный способ будет невыгоден тем компаниям, которые продают товары, выполняют работы или оказывают услуги организациям, применяющим общую систему налогообложения. В этом случае компании не смогут предъявить НДС к возмещению по приобретенным ценностям, работам и услугам.
Оптимизация штата путем увольнения по соглашению сторон
Согласно закону трудовой договор может быть в любое время прекращен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором может быть при этом как работник, так и работодатель. Какой-либо специальной процедуры увольнения по данному основанию не установлено.
У работодателя нет обязанности при увольнении работника по соглашению сторон выплачивать последнему какие-либо пособия или компенсации, если стороны об этом не договорились.
Плюсом данного способа оптимизации штата является то, что такое увольнение сложно оспорить в суде. Если это происходит, то в случаях, когда стороны не составили никакого дополнительного соглашения к трудовому договору, содержащего сведения обо всех их договоренностях. Поэтому такое дополнительное соглашение лучше составлять и подробно прописывать в нем все условия увольнения, иначе суд может признать факт незаконным.
К преимуществам этого способа можно отнести гибкие условия и «сжатые» сроки прекращения трудового договора. Стимулировать сотрудника к такому методу расставания можно финансово (выплата компенсации) либо нефинансово (хорошие рекомендации при дальнейшем трудоустройстве).
Если стороны пришли к обоюдно выгодному решению, особое внимание следует обратить на составление грамотного и полного текста соглашения о расторжении трудового договора. В нем нужно указать дату увольнения (последний день работы), основание расторжения (соглашения сторон), размер и сроки выплаты согласованной компенсации.
Чаще всего работодатель выступает за расторжение трудового договора по соглашению сторон, а не за длительную и сложную процедуру сокращения штата. Оба эти пути законны и подробно описаны в ТК РФ. Однако руководителю проще и быстрее расстаться с частью сотрудников, письменно договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.
Если же договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не может быть достигнута, то стоит идти по пути сокращения штата. При этом работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.
Вопросы оптимизация численности персонала
Потребности организации в сотрудниках меняются с течением времени под воздействием ряда внешних и внутренних для организации факторов. Подобные изменения не всегда означают увеличение или сохранение спроса на рабочую силу на постоянном уровне. Внедрение новых технологий, прекращение выпуска определенных видов продукции, падение спроса на оказываемые организацией услуги могут привести к сокращению спроса как на отдельные категории работников, так и на рабочую силу в целом. В 1993 году компанией «Отис Элевейтор» и Правительством Москвы было создано совместное предприятие МОС ОТИС, основным видом деятельности которого является обслуживание лифтов и эскалаторов. В момент создания в компании работало 2500 человек, в конце 1998 года — 1200. При этом число обслуживаемых
лифтов практически не изменилось. Руководство компании произвело серьезную реорганизацию на основе внедрения современных методов технического обслуживания, что позволило значительно повысить производительность и обеспечить прибыльность операций в крайне неблагоприятных экономических условиях.
Естественно, что организации должны принимать меры по приведению численности сотрудников в соответствие с их реальными потребностями, т.е. осуществить сокращение численности.
Сокращение численности является крайне болезненным процессом как для увольняемых сотрудников, так и для самой организации, поэтому оно нуждается в эффективном управлении и особом внимании со стороны руководства. Последствия неудачно проведенного сокращения могут ощущаться на протяжении многих лет в виде демотивации оставшихся сотрудников, их недоверия к руководителям, открытой враждебности профсоюзов. Управление сокращением численности представляет собой одну из важнейших функций управления персоналом и требует согласованных действий руководства организации и отдела человеческих ресурсов.
Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности.
Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.
Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала.
Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов.
Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами.
Обоснование увольнения сотрудников
Под сокращением подразумевается досрочное прекращение трудовых договоров с одним или несколькими сотрудниками, что позволит сократить фонд оплаты труда. При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.
Что касается процедуры оптимизации, то она не всегда предполагает череду увольнений. Персонал может быть переведен в другие филиалы и подразделения, меняется оргструктура, совершенствуются алгоритмы производственных процессов. За счет того, что начальство принимает решение убрать ту или иную вакансию, планируется повышение окладов оставшемуся персоналу.
Оптимизация позволяет адаптировать компанию к постоянно меняющимся рыночным условиям, добиваться поставленных производственных задач и выходить на запланированные объемы выпуска или продаж. Частью оптимизирующей процедуры может выступать сокращение.
Прежде чем распрощаться с некоторыми работниками на предприятии, руководитель должен принять взвешенное решение и обосновать, для чего ему необходимо увольнять кого-то, сколько человек потребуется освободить от занимаемых должностей, как именно расторгнуть трудовые договоры. В редких случаях начальство объясняет подчиненным, чем отличается оптимизация от сокращения штатов, но в любом случае рядовому сотруднику перспектива остаться без работы радости не принесет.
В законодательстве предусмотрены разные понятия: оптимизация на производстве как сокращение штатов и сокращение численности. В первом случае предполагается полное закрытие какой-либо должности и выведение ее из штатного расписания, а во втором — уменьшение числа работников одной специальности или должности. Связанные с этим вопросы регулируются статьей 81 Трудового кодекса РФ.
Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.
Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.
Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:
Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.
Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.
Два примера оптимизации труда персонала
Пример 1. Строительная компания.
Бригада, работающая на участке по распилу древесины, состояла из шести штатных единиц:
Очевидно, что оператор и водитель погрузчика – те работники, без которых производственный процесс невозможен. Рабочие же были легко заменяемы. В дальнейшем руководство приняло решение о применении механизированной системы укладывания распиленной древесины, в результате чего под сокращение попали четыре работника.
Пример 2. Дочернее предприятие.
В результате расширения деятельности у компании образовалось дочернее предприятие с численностью 65 человек. По итогам работы первых шести месяцев выяснилось, что деятельность филиала была убыточной. Для поиска причин руководство решило проанализировать работу проектно-конструкторского бюро, в котором находились 28 сотрудников, то есть 43 % от общей штатной численности.
В результате анализа выполнения функций персоналом ПКБ и достижения контрольных показателей деятельности выяснилось, что именно данное подразделение было убыточным – ФОТ превышал прибыль от результатов работы.
Параллельно с этим топ-менеджмент оценивал кадровый потенциал проектировщиков и конструкторов и выявил «ядро», в результате чего принял решение провести сокращение штата и попрощаться с теми работниками, кто попал в «периферию» (порядка 40 %). Для снижения рисков невыполнения плановых показателей была достигнута договоренность с политехническим вузом и архитектурной академией, студенты которых проходили в компании производственную практику. Подобный подход со временем оправдал себя, и предприятие перестало работать в убыток.
Оптимизация труда персонала за счет персонификации производительности
В законодательстве предусмотрены разные понятия: оптимизация на производстве как сокращение штатов и сокращение численности. В первом случае предполагается полное закрытие какой-либо должности и выведение ее из штатного расписания, а во втором — уменьшение числа работников одной специальности или должности. Связанные с этим вопросы регулируются статьей 81 Трудового кодекса РФ.
Как правило, для проведения подобных исследований в компании приглашается независимый, внештатный кризис-менеджер.
Задачи какого-либо производственного или иного процесса решаются людьми, которые его обслуживают, т.е. персоналом.
В данном случае сокращение является тактическим ходом позволяющим высвободить средства для проведения, скажем, агрессивной инвестиционной политики.
В результате таких сравнений определяются эталонные структурные подразделения, имеющие наименьшее относительное количество работников. Возникающая при этом разница в численности штата между эталонными и рассматриваемыми структурными подразделениями может дать основания для сокращения избыточных работников.
При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Обязанности по выдаче инструмента, списанию комплектующих возложат на мастеров и бригадиров электроцеха. Поскольку ставка была занята, решение по избыточной численности персонала — сокращение с соблюдением всех законодательных требований или перевод на вакантные ставки.
Вчера мне сообщили, что в организации с 1.04.15 пройдет оптимизация и мое место убирается. Предложили должность нижестоящую и с другим функционалом я отказалась, тогда мне сказали, что нужно будет написать заявление по собственному. На вопрос почему я должна его писать если это сокращение, мне ответили , что это не сокращение , а оптимизация и это разные вещи, у нашей организации сокращения нет.
Под сокращением подразумевается досрочное прекращение трудовых договоров с одним или несколькими сотрудниками, что позволит сократить фонд оплаты труда. При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.
Увольнение по сокращению штатов предусматривает значительные выплаты сотрудникам. Чтобы не оказаться обманутым, необходимо знать свои права, а также этапы увольнения по сокращению.
Кадровые сокращения – это сложная задача, выполнять которую безэмоционально практически невозможно. Самое сложное в данной ситуации – сообщить каждому работнику, что он уволен. Чаще всего эта обязанность выпадает на долю HR-специалистов. Важно помнить, что при любом раскладе нужно оставаться людьми и разговаривать откровенно.
Согласно законодательству, основными критериями отбора кандидатов на оставление должны быть «производительность труда и квалификация». При этом, если эти деловые качества нескольких сотрудников равны, то приоритет отдается отдельным категориям трудящихся.
Ошибки в оптимизации издержек
Если неверно провести оптимизацию, то не только расходы останутся на том же уровне, но и прибыль сократится. Ошибки в оптимизации повлекут и долгосрочные последствия. Например, снизится качество продукции, испортится имидж компании. Клиенты уйдут к конкурентам.
Есть несколько ошибок, которые нельзя совершать:
- экономить на сотрудниках. Хотя Трудовым кодексом и разрешено временно переводить работников на неполный рабочий день, ужесточать требования для получения премий, всё же резкое сокращение на ФОТ и сотрудников приведет к негативному эффекту. Если одновременно понизить зарплату, сократить штат, отказаться от корпоративов и обучений, то оставшиеся сотрудники будут искать подработку. Они будут менее вовлечены в работу, их продуктивность упадет. К тому же они в любой момент могут уволиться;
- полностью отказываться от расходов на маркетинг. Есть издержки, которые обязательно должны остаться нетронутыми. Например, регулярное проведение исследований ЦА и конкурентов, чтобы всегда знать, что хотят потребители и как компания может выделиться среди других продавцов;
- ухудшать качество товаров и услуг. Если чрезмерно экономить на качестве сырья, производстве, то клиенты будут недовольны продукцией. Во-первых, они больше не придут за следующими покупками. Во-вторых, расскажут о негативном опыте знакомым, то есть у компании сократится количество новых клиентов.
Государственный и коммерческие компании развивались, численность подразделений росла, у руководителей первого и второго уровня (CEO-1, CEO-2) было несколько заместителей и секретарей…Так было до 2008г. После 2008г. ситуация на российском рынке резко изменилась: в годовых отчетах своих компаний акционеры увидели резкое падение EBITDA к росту расходов – этого было достаточно, чтобы начать волну сокращения издержек.
Тема оптимизации численности актуальна сейчас как никогда раньше. При ранжировании статей затрат, затраты на персонал будут в топе списка большинства компаний. При этом, если с амортизацией, арендой зданий и помещений, основными средствами, состоящими из высокотехнологичного оборудования, обеспечивающего деятельность компании, практически ничего нельзя поделать, то с персоналом можно. Менеджер прекрасно понимает, что совокупные затраты на персонал являются произведением среднесписочной численности[1] на средние затраты на одного работника. И, если среднее значение затрат на одного работника объяснимо базовыми окладами, которые зависят от среднерыночных значений окладов (программист в Москве получает больше, чем программист в Иркутске) и системой мотивации, принятой в компании[2], то объяснить численность компании «на пальцах» не может ни HRD (HR-директор) ни директор, отвечающий за основное направление бизнеса. Основная отговорка руководителей, когда спрашиваешь про численность того или иного подразделения: «численность обусловлена производственной необходимостью», — но что это за производственная необходимость, можно ли изменить численность коллектива хотя бы на несколько ш.е. никто сказать точно не может.
Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса
Внедрение горизонтальных связей и снижение формализма значительно ускоряют процессы. Вот конкретный пример, где элементарное изменение принесло существенную пользу.
| Параметр | Было | Стало |
| Срок начала работы с обращением (жалобой, претензией) | 3 — 5 дней от даты отправки претензии | 0 дней: в день отправки претензии она уже зафиксирована и специалист начал с ней работать |
| Число участников процедуры передачи | 6 | 3 |
| Трудозатраты прочих участников | Не изменились |
Оптимизация предприятия, оптимизация бизнеса — Что это такое?
Строго говоря, термин Оптимизация происходит от латинского слова optimus — наилучший, что подразумевает нахождение самого выгодного баланса между взаимоисключающими характеристиками.
Оптимизация (бизнеса, предприятия, процесса) нацелена на получение наилучших результатов при соответствующих условиях. Здесь «оптимизация» отличается от просто «совершенствования» или «улучшения» тем, что здесь есть измерение результатов. То есть определяем, что такое «наилучший результат», и ищем, как его получить. Грубо говоря, отличие в том, что мы выбираем, что для нас важнее: быстрее или дешевле, меньше брака или лучше дизайн. Если все эти свойства можно улучшить одновременно — то тогда конфликта нет, нет проблемы поиска оптимального результата.
Однако на практике, в обиходной речи оптимизация — это синоним улучшения и совершенствования. Известны такие примеры, как оптимизация затрат, оптимизация штатной структуры, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация документооборота.
План и принципы оптимизации процессов производства
Оптимальным и самым распространенным способом считается комплексная оптимизация с помощью метода «Снизу вверх». Ее называют ТОП — тотальная оптимизация производства. Для составления успешного плана оптимизации нужно определить:
Цели и объекты. Не должны противоречить друг другу. Каждые цель и объект необходимо сформулировать так, чтобы они не затрагивали смежные. Например, нельзя повысить эффективность при сокращении себестоимости. Это две разных задачи, их стоит разделить и достигать поэтапно. Сначала рост эффективности при прежней себестоимости, а затем ее снижение.
Достаточность ресурсов. Нужно четко понимать, какими мощностями обладает управление. Есть ли свободе выбора, нужный объем денежных средств и уровень экспертности для реализации плана. Возможность сравнения. Текущая ситуация должна быть прозрачна отражена в цифрах, чтобы результат оптимизации можно было сравнить с количественными показателями.
Когда план оптимизации разработан, необходимо удостовериться, что соблюдены основные принципы ТОП. Всесторонний подход. Нельзя просто сократить расходы, нужно одновременно с этой мерой решить вопросы с производительностью и комфортом труда, качеством продукции и особенностями производства. Конкретные цели. Для всех подразделений и с учетом специфики рассчитывается план сокращения затрат. Только на основе точных данных составляется план.
Идеи сотрудников. Необходимо получить обратную связь от сотрудников с практическим опытом. Ноу-хау позволит не только эффективно оптимизировать производство, но и укрепить корпоративную культуру. Заимствование идей. Если стандартный подход кажется неэффективным, можно обратиться к опыту международных компаний и адаптировать его подход под себя.
Непрерывный контроль. Промежуточные результаты необходимо отслеживать и сверять с планом. Так вы вовремя заметите отклонения и внесете в оптимизацию корректировки.