Компенсируем работнику неиспользованный отпуск

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсируем работнику неиспользованный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ №-132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 №-139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.

О замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что 28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в соответствии с ТК РФ обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на компенсацию части отпуска может только тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а именно работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также при самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с определением порядка и условий их предоставления в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

К сведению

Частью 2 ст. 116 ТК РФ предусмотрено право работодателя с учетом своих производственных и финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не определено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.

Часть 2 ст. 126 ТК РФ содержит уточнение, согласно которому при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Формулировка «может быть заменена» в ст. 126 ТК РФ подразумевает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате ему компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.

В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются:

• на беременных женщин;
• на работников в возрасте до 18 лет;
• на работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

Отпуск с последующим увольнением

Если работник при прекращении трудовых отношений с работодателем не намеревается получить денежную компенсацию за накопившиеся у него дни отпуска, а хочет непосредственно отгулять их перед увольнением, то ему следует написать заявление об этом. В такой ситуации отправиться в отпуск он сможет, если:

• работник увольняется не за виновные действия (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и другие основания, предусматривающие вину работника в прекращении трудовых отношений по ст. 81 ТК РФ);
• работодатель согласится предоставить отпуск «в натуре» (согласие может быть обозначено путем написания резолюции на заявлении работника, как это показано в примере 1).

Руководствуясь ч. 2 ст. 127 ТК РФ, прошу предоставить мне с 13.02.2012 неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 17 (семнадцать) календарных дней, в том числе:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 (три) календарных дня

с последующим увольнением по собственному желанию 29.02.2012.

06.02.2012 Кочкина А.П. Кочкина
 Не возражаю
 Начальник отдела продаж
 Семенов В.П. Семенов
 06.02.2012

Если заявление работника о предоставлении отпуска перед увольнением удовлетворено, то работнику компенсация не полагается, т.к. он уже отгулял весь отпуск, и компенсировать попросту нечего.

В итоге работодатель должен подготовить:

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, с которым надо ознакомить работника под личную подпись. Такой приказ (распоряжение) составляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1): N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику, составляемую по утвержденной Постановлением N 1 унифицированной форме N Т-60;
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), составляемый по утвержденным Постановлением N 1 унифицированным формам N Т-8 или N Т-8а (см. образец из примера 2), с которым работника знакомят под личную подпись;
• записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), оформляемую по унифицированной форме N Т-61, также утвержденной Постановлением N 1.

Налогообложение: некоторые особенности

Компенсирующие выплаты в связи с потраченным отпуском законодательство рассматривает так же, как и заработную плату. Потому требуется уплата налогов, сборов и страховых взносов. К ним относятся:

• Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
• Страховые взносы на обязательное социальное страхование (ОСС) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Обычно идёт с 2,9-% ставкой.
• Страховые взносы на обязательное медицинское страхование (ОМС) (5,1 %).
• НДФЛ (13 %).
• Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС) (22 %) .

Любые компенсационные выплаты составляют базы для налогообложения. С этих денег государственному бюджету перечисляется НДФЛ. Начисление и выплата налога осуществляется в тот же день, что и возмещения. Страховые взносы уплачиваются не позднее 15 числа в месяце, который следует за периодом начисления денег.

Для выплаты используется один из следующих способов:

1. Выдача в банковской компании. Главное – чтобы служащие вовремя подтвердили, что зачисление произошло.
2. Перевод поступлений на банковский счёт служащего.
3. Выдача наличными через кассу.

У налогообложения и в этом случае есть некоторые исключения.

Основным регулирующим нормативным документом в этой сфере становится статья 127 ТК РФ. При решении вопросов нельзя опираться на статью 124 того же Кодекса.

Её положения нельзя применять к данным ситуациям, хотя некоторые специалисты настаивают на этом. Практика доказывает, что суды принимают во внимание подобные правила.

В Конституции РФ также закреплено само право сотрудника получать отпуск. Он предоставляется всем, согласно графику, утвержденному работодателем.

Потому именно он будет отвечать в случае выявления каких-либо нарушений. Руководство отвечает и в том случае, если отказалось оформлять отпуск, и не предложило хотя бы минимальной денежной компенсации.

Бухгалтер должен полностью следовать правилам, когда проводит расчёты. Это многоэтапный процесс, требующий полной отдачи, внимательного подхода.

Даже если увольнение связано с виновным поведением сотрудников, расчет возмещения всё равно осуществляется, отказаться от него нельзя. Лишь в некоторых случаях можно удерживать то, что было отгуляно «наперёд».

Законная компенсация за отпуск: условия получения без увольнения и при увольнении

Компенсация полагается работнику на таких условиях:

• он за все трудовые года не использовал свое отпускное право;
• сотрудник не смог отдохнуть за последний год по тем или иным важным причинам;
• он уходит по собственной инициативе, а отпуск остался неиспользованным полностью или частично;
• окончился срок договора, но право на отпуск не реализовалось;
• окончились сезонные работы по договору;
• сокращение штатов, ликвидация предприятия;
• сотрудник трудился неполный рабочий день;
• увольнение по инициативе руководителя за нарушения.

Важно! Если при вычислении компенсации за добавочный / пролонгированный отпуск за расчетный период поднялась ЗП, насчитываемая сумма проиндексируется на коэффициент повышения.

Список законодательных источников по теме

1. ТК, статьи:

• №114-115, 116;
• № 122, ч. 1 и ст. №124 ч. 4;
• №126 -127;
• № 139;
• №237.

1. Письма Роструда 2007-го г. № 473- 6 – 0 от 1-го марта и далее за № 1921- 6 от 8-го июня.

Как рассчитывается сумма за неиспользованный отпуск

Для определения суммы за неиспользованный отдых необходимо умножить количество неотгулянных дней на среднедневной заработок.

Подсчитывая сумму среднедневного заработка, необходимо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее – Положение).

Посмотрите на алгоритм расчета суммы среднедневного заработка:

1. Прежде всего, следует понять, какой период считается расчетным. Возможны варианты:
   1. 12 полных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. То есть, если работник увольняется в октябре 2020 года, расчетным периодом станет год с 1 октября 2019 года по 30 сентября 2020 года.
   2. Весь период работы при стаже у работодателя менее года. То есть если сотрудник поступил на работу в апреле 2020 года, а увольняется в октябре 2020, то расчетным периодом станет срок с даты приема в апреле по 30 сентября 2020 года.
   3. 12 полных месяцев (или часть этого периода) до ухода в декрет, если увольняется сотрудница сразу после выхода из декрета или отпуска по уходу за ребенком.
   4. Текущий месяц, если увольняется сотрудник, отработавший менее месяца.
2. На втором этапе необходимо проанализировать, какие выплаты включаются в расчет среднедневного заработка, а какие нет. Те начисления, которые принимаются в расчет, перечислены в п. 2 Положения № 922. Это могут быть такие начисления, описанные в системе оплаты труда:
   1. зарплата в денежной и неденежной форме исходя из оклада, сдельных расценок, тарифных ставок, процентов от выручки и т. д.;
   2. надбавки и доплаты за выслугу лет, классность, профессиональное мастерство и т. д.;
   3. выплаты, связанные с условиями труда или расположением места работы и т. п.;
   4. премии, предусмотренные системой оплаты труда (премии, выплачиваемые сверх описанных в системе оплаты труда, при расчете среднедневного заработка не учитываются);
   5. иные выплаты, перечисленные в Положении № 922.
3. Определите, какие выплаты (а также периоды) исключаются из расчета. Такие периоды и выплаты описаны в п. 5 Положения № 922:
   1. отпуска и иные случаи перерывов в работе с сохранением среднего заработка;
   2. больничные по болезни или беременности;
   3. простои;
   4. дополнительные выходные дни для ухода за инвалидами;
   5. иные случаи, описанные в п. 5 Положения.

В составе выплат также не учитываются материальная помощь, компенсации транспортных расходов, оплата обучения и иные выплаты социального характера (п. 3 Положения).

1. Определите продолжительность расчетного периода в днях. За каждый отработанный полностью календарный месяц следует брать среднемесячное количество дней – 29,3 (ст. 139 ТК РФ). При неполностью отработанном месяце, в том числе за счет отпусков, больничных и иных перерывов, количество дней рассчитывается пропорционально цифре 29,3 (п. 10 Положения).
2. Разделите все начисления на продолжительность расчетного периода в днях.

Для определения суммы за неиспользованный отпуск следует умножить среднедневной заработок на количество неиспользованных дней.

Обратите внимание, что есть нюансы расчета среднедневного заработка, связанные с индексацией такого заработка при повышении окладов или тарифных ставок по всему предприятию или структурному подразделению. Кроме того, иначе считается среднедневной заработок, если у работодателя предусмотрен отпуск в рабочих днях.

В следующем разделе мы рассмотрим пример расчета.

Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск: онлайн калькулятор

Если работник решил уволиться, то работодатель обязан выплатить ему при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск (ст.127 ТК РФ).

Конечно, при условии, что работник не захочет отгулять все неиспользованные отпуска непосредственно перед увольнением (такое право у него есть, если увольнение не связано с виновными действиями работника).

Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск поможет онлайн-калькулятор.

Расчет количества календарных дней отпуска, за которые полагается компенсация при увольнении:

Количество календарных дней отпуска, полагающихся работнику за полностью отработанный рабочий год

• 28
• 30 (например, работникам-инвалидам)
• 31 (например, несовершеннолетним, работникам с ненормированным рабочим днем)
• 35 (например, работникам, занятым на работах с вредными (2, 3 или 4 степени) и/или опасными условиями труда
• 44 (например, работникам, трудящимся в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера)
• 52 (например, работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера)
• другое

Калькулятор компенсации при увольнении производит расчет в несколько этапов. Сначала определяется количество календарных дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация.

Затем производится расчет самой суммы компенсации. Для этого необходимо знать размер среднедневного заработка увольняющегося работника.

Кстати, при необходимости, калькулятор поможет рассчитать и среднедневной заработок.

Выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

В соответствие с ч. 1 ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня.

При увольнение денежную компенсацию в полном размере получают сотрудники, проработавшие у работодателя не менее 11 месяцев, либо работники отработавшие более 5,5 месяцев и уволенные по одному из нижеследующих оснований:

• ликвидация предприятия;

• сокращение штата;

• переброска на другую работу по предложению органов труда;

• поступление на действительную военную службу;

• реорганизацияили временной приостановки работ;

• командирование в установленном порядке в вузы, техникумы (или на подготовительные курсы указанных учебных заведений);

• непригодность к работе.

В остальных случаях компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.

Примечание. В соответствие ст. 291, 295 ТК РФ сотрудникам, принятым на работу на срок до 2-х месяцев, либо занятых на сезонных работах, денежная компенсация при увольнении выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы .

При расчете количества дней неиспользуемого отпуска в стаж включаются:

• время фактической работы;

• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года;

• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Рабочие, трудоустроенные в северных районах страны, обладают правом на дополнительный отпуск в соответствии со ст. 321 ТК РФ. Совместители не могут рассчитывать на эту привилегию (ч. 2 ст. 321 ТК РФ). Ограничений в отношении временных работников, принятых по трудовому договору на период до 2 месяцев или на сезонные работы до 6 месяцев, статья не устанавливает. Вероятно, на них распространяется право на дополнительное время оплачиваемого отдыха.
Возможность получить дополнительное время оплачиваемого отдыха северянам наступает после 6 месяцев со времени приёма на работу (ч. 1 ст. 322 ТК РФ). Если буквально руководствоваться этим правилом, то за отработанный месяц полагается лишь 2 дня отпуска.

Например, в организацию, расположенную на Крайнем Севере, по трудовому договору на срок 2 месяца ( с 13.06.2018 по 12.08.2018) принят сотрудник. Отработав меньше месяца, он 27.06.2018 уволился. Ему начислена зарплата 5364,00 р.

В этом примере компенсация за неиспользованный отпуск за неполный месяц рассчитается за 2 дня, поскольку 15 дней посчитается как месяц. Средняя дневная зарплата составит 366,14 р. = 5364 / (29,3 / 30 * 15). Работник получит компенсацию в сумме 732,28 р. (366,14 * 2).
Есть и другая точка зрения: такие работники имеют право на дополнительное время отдыха наравне с постоянными сотрудниками. Трудовым правом чётко не урегулирован этот вопрос. Последователи этой точки зрения считают дискриминацией непредоставление дополнительных отпусков временным работникам. Прописав в трудовом договоре условия получения компенсации, можно решить эту проблему: предоставлять 2 дня на основании ст. 291, 295 ТК РФ, отдельно рассчитать выплату за дополнительные дни пропорционально отработанному времени.

Не полагается выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, если отработано меньше месяца с учётом округления. Если в примере изменить срок увольнения на 26.06.2018, то отработанный период равнялся бы 14 дням. По этим условиям время работы не засчитывается в отпускной стаж, работник не заработал ни одного дня оплачиваемого отдыха.

В случае увольнения компенсационная выплата за отпуск облагается НДФЛ и на неё начисляются страховые взносы во внебюджетные фонды в обычном порядке. НДФЛ необходимо начислить в расчётный день и не позднее следующего рабочего дня после выплаты компенсации перечислить в бюджет. Страховые взносы перечисляются в сроки, установленные законодателем для начисленных на оплату труда страховых взносов.

Компенсация для совместителей, увольняющихся по собственной инициативе

Различают две разновидности совместительства: внешнее и внутреннее. Первое означает, что сотрудник занимает вакансии у разных работодателей, второе – что гражданин занят на разных должностях у одного и того же нанимателя. Для нас нет разницы, какое совместительство используется.

Под совместительством подразумевают выполнение лицом дополнительных трудовых функций на иных должностях или на других предприятиях на протяжении свободного времени от главной занятости. Не существует ограничений, сколько работ (на скольких местах он может числиться) может выполнять гражданин по совместительству По каждому рабочему месту гражданину полагаются те же гарантии в полном объеме, что и для обычных работников. По каждой должности ему дают обязательные выплаты согласно ТК, и при этом никаких ограничений в связи с совместительством нет. Гражданину при увольнении с основного и совмещаемого места дают полный расчет по каждой должности.

Продолжительность каких-либо периодов, предусмотренных в законе, любые иные условия не зависят от разновидности трудоустройства. Факт совместительства не имеет никакого влияния на гарантии и права сотрудника, поэтому ему по каждому месту полагаются все выплаты без ограничений. Методика определения неотгуленного времени и компенсации аналогична описанной нами выше.

Стаж для предоставления отпуска

На основании статьи 121 Трудового кодекса РФ, право на основной отпуск дает стаж, который включает время работы конкретного работника в случаях:

• когда за сотрудником было сохранено его рабочее место, но он фактически не работал (по причине оплачиваемого отпуска, нерабочих и выходных дней или из-за других, предоставляемых дней отдыха);
• отстранения от выполнения своих обязанностей работника, который не смог пройти обязательный для фирмы или организации медицинский осмотр не по своей вине;
• отпуска, не превышающего 14 дней (суммарно за 1 год), который предоставляется по просьбе сотрудника, на время которого зарплата не сохраняется;
• прогула, который был совершен работником при незаконном отстранении от работы (или увольнении) с последующим восстановлением сотрудника в занимаемой им должности.

Увольняя работника и компенсируя его отпуск деньгами, нужно заполнить его кадровые документы. В личной карточке сотрудника это графы с 4 по 7. Также нужно сделать запись в графе отпусков в разделе примечаний, отметив факт компенсации и реквизиты соответствующего приказа. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении классифицируется как расходы на оплату труда в налоге на прибыль и УСН 15%. А вот НДФЛ и страховыми взносами она облагается в полной мере.

Это важно знать: Материальная помощь перед отпуском

Перед подсчетом компенсации сначала разберитесь с тем, положена ли она вообще работнику. Но самая важная часть компенсации – это расчет ее суммы. Если вы с этим справитесь, никаких проблем не возникнет.

На законодательном уровне закреплено, что работодатель обязан 1-2 раза в рабочий год, отсчет которого начинается со дня трудоустройства гражданина, предоставлять своим работникам оплачиваемый отпуск. Статья 127 ТК России регламентирует необходимость предоставления сотрудникам, имеющим определенный рабочий стаж, денежной компенсации за все дни отпуска, которыми ранее человек не воспользовался.

Если выплата компенсации за отпуск предоставляется человеку с установленной группой инвалидности, то работодатель должен учесть, что у таких людей продолжительность ежегодного отпуска составляет не 28, а 30 дней. Данное право закреплено в статье 23 ФЗ №181.

Важно знать! На законодательном уровне установлено, что человек может воспользоваться только частью отпуска, а вторую часть получить в виде компенсации. Например, инвалид третьей группы может отгулять 28 дней отпуска, а за оставшиеся 2 дня потребовать денежную компенсацию. Стоит учесть, что денежная компенсация предоставляется только после получения соответствующего заявления, составленного на имя директора организации.

Читайте по теме: Увольнение инвалида по сокращению штата

Читайте по теме: Что делать, если работодатель хочет уволить по инвалидности?

Похожие записи:

• Апелляционная жалоба на уменьшение размера алиментов
• Декларация УСН Доходы для ИП
• Какие выплаты при рождении третьего ребенка в 2023 году в Свердловской области