Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное оформление больничного листа в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По большому счету вопрос о том, как оформить больничный лист, должен интересовать работодателя только в рамках соответствия представленного работником документа действующим требованиям закона и с точки зрения необходимости начисления и выплаты компенсационного пособия по нетрудоспособности.
С первого января текущего года заполнение больничного листа осуществляется в электронном виде. В бумажном — только если:
- Сведения работника являются гостайной.
- В отношении гражданина применены меры госзащиты.
В этом году появился термин «проактивные» или беззаявительные выплаты. Теперь работник получает пособие по следующей схеме:
- Врач закрывает больничный и отправляет в ФСС.
- Фонд рассчитывает размер пособия для работника.
- При необходимости ФСС запрашивает у страхователю недостающие сведения.
- После получения информации от страхователя Фонд рассчитывает пособие и выплачивает его работнику, который болел.
- Работодатель также рассчитывает пособие за первые три дня болезни и выплачивает работнику.
Правила оформления больничного листа
Правила оформления таковы:
- Больничный лист заполняйте гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с черными чернилами. Использовать шариковую ручку или ручку с синими чернилами запрещено. Не выходите за границы ячеек и всегда начинайте с первой (п. 65 Порядка выдачи больничных).
- Название организации пишите заглавными печатными русскими буквами без кавычек, тире. Между словами оставляйте пустые ячейки. Название, которое не помещается полностью, сократите. Например, не указывайте организационно-правовую форму — ООО, АО. Не забудьте поставить отметку «Основное» или «По совместительству».
- Регистрационный номер и код подчиненности возьмите из уведомления о регистрации в ФСС (п. 66 Порядка выдачи больничных).
- В строке «Средний заработок…» укажите базу для расчета пособия.
- Суммы пособия — за счет работодателя, за счет ФСС и итоговую — указывайте полностью, не уменьшая на НДФЛ.
- Фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера напишите заглавными печатными буквами. Между фамилией и инициалами оставьте пустую ячейку, между инициалами — не оставляйте.
- Печать организации не должна попадать на ячейки (п. 65 Порядка выдачи больничных).
Образец заполнения больничного вы можете скачать в нашей статье.
Выплата денежной компенсации по больничному в 2021 году производится в 2 этапа: первые 3 дня выплачиваются работодателем в ближайший после назначения пособия день выплаты зарплаты в компании (ч. 1 ст. 15 закона № 255-ФЗ), остальные дни больничного, начиная с 4, идут напрямую от ФСС работнику, минуя работодателя.
ФСС обязан произвести перечисление денежных средств по листку нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня получения необходимых для начисления пособия сведений.
Правила заполнения электронных больничных листов
Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.
Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.
Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.
Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.
Некоторые детали выдачи больничного листа
Листок нетрудоспособности выдается при любом нарушении здоровья (кроме травм, полученных на производстве). Если же больничный был выдан при заботе об нуждающемся в уходе членом семьи, то пособия по больничному листу выплачиваются в следующем порядке:
- если ребенку нет семи лет, то в общей сложности 60 дней в году будет оплачиваться полностью;
- если требуется уход за ребенком больше 7, но меньше 15 лет, то оплачивается максимум 45 дней в год и 15 дней за один случай;
- если уход ведется за ребенком-инвалидом, то полностью за год оплачивается 120 дней;
- во всех других случаях возможна оплата больничного не более 30 дней в году и максимум 7 дней за один раз.
В некоторых случаях возникают причины, по которым ФСС имеет право на снижение пособий, а именно:
- если больной нарушал рекомендации врача;
- если заболевание возникло на фоне алкогольного или наркотического опьянения;
- если больной не являлся к врачу на осмотр;
- если суд доказал, что болезнь возникла из-за умышленного причинения ущерба здоровью.
Оформление электронного больничного.
Помимо бумажной формы, Порядком № 925н предусмотрено формирование больничного листа в электронном виде.
Для оформления листка нетрудоспособности в виде электронного документа лицу необходимо представить документ, удостоверяющий личность, а также страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета – СНИЛС. Если гражданин согласен на получение больничного на бумажном носителе, достаточно представить документ, удостоверяющий личность (п. 5 Порядка № 925н).
Порядком № 925н предусмотрено отражение в электронном больничном листке по каждому заболевшему члену семьи (п. 45):
-
периода осуществления ухода за ним;
-
условий оказания медицинской помощи;
-
полных фамилии, имени и отчества (при наличии);
-
даты рождения;
-
кода причины нетрудоспособности;
-
родственной (семейной) связи:
-
СНИЛС члена семьи (при наличии);
-
кода по МКБ (Международная статистическая классификация болезней и проблем, связанных со здоровьем).
Код по МБК указывается автоматически при формировании электронного больничного. При этом если медицинская помощь была оказана в связи с такими заболеваниями, как туберкулез, онкология, детская онкология, дерматовенерология, психиатрия-наркология, ВИЧ-инфекция, психические расстройства и расстройства поведения, то код по МКБ не указывается.
Обратите внимание
Установлены случаи, когда листок нетрудоспособности должен быть выдан только в бумажной форме, в частности женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организации, если они встали на биржу труда, а их беременность наступила за 12 месяцев до постановки на учет в качестве безработного.
Порядком № 925н установлено, что листок нетрудоспособности может быть продлен электронным больничным, а электронный – бумажным.
Организация должна хранить расчеты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.
Сведения в расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны быть подписаны:
-
в бумажном больничном – собственноручной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, либо собственноручной подписью уполномоченного лица;
-
в электронном больничном – усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, либо усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Выдача больничного при карантине.
Раздел о выдаче листка нетрудоспособности в период карантина изменится в связи с распространением коронавирусной инфекции и введением в России ограничительных мер.
В частности, установлено, что листок нетрудоспособности выдается гражданам, которые должны быть временно отстранены от работы или находиться на самоизоляции в случае введения ограничительных мер (карантина) (п. 48 Порядка № 925н).
Получить больничный лист, в том числе по беременности и родам, можно будет без личного посещения врача, с использованием телемедицинских технологий. В этом случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его сможет выдавать лечащий врач (фельдшер), если:
-
сведения о нем внесены в Федеральный регистр медицинских работников;
-
медицинская организация зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).
Оформление и исправление ошибок.
В отношении бумажного листка нетрудоспособности правила оформления практически не изменились. При этом в Порядке № 925н есть уточнение о том, что если пособие по нетрудоспособности или по беременности и родам лицу напрямую платит ФСС, то работодателю не нужно заполнять строки (поля) «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» (п. 73 Порядка № 925н).
Если же работнику оформлен электронный больничный, он сообщает работодателю его номер. По номеру больничного и СНИЛС сотрудника работодатель запрашивает в информационной системе «Соцстрах» сведения о листке нетрудоспособности (п. 72 Порядка № 925н). По полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие.
Если в листке нетрудоспособности выявлены ошибки, то согласно действующему порядку он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат.
Пунктом 63 Порядка № 925н установлены случаи, когда дубликат листка нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или оформляется в электронном виде:
-
наличие ошибок при заполнении;
-
порча или утрата больничного (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);
-
изменение причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.
Порядок заполнения больничного листа работодателем
За выплату пособия отвечает работодатель. В своей части бланка он может вносить исправления. Исправлять сведения, внесенные медучреждением нельзя. Если ошибку допустил медработник, лист нетрудоспособности возвращается для замены (абз.5 п.56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). В противном случае больничный не примут в органах соцстраха и работник не получит пособие по нетрудоспособности.
В первую очередь следует проверить период нетрудоспособности, указанный в листе:
| Причины нетрудоспособности | Период пребывания на больничном |
| Если на больничном был работник | 3 и более дней |
| Уход за больным ребенком | До 15 дней |
| Уход за больным родственником | До 15 дней, но работодатель оплачивает 3 дня |
| При обычной болезни или травмах | Не более 30 дней. Если нужно больше – требуется заключение врачебной комиссии |
| Больничный связан с беременностью и родами | Дается 140 дней, при наличии осложнений продлевается. |
Особенности электронного листка временной нетрудоспособности
Оформление больничных в электронном формате становится всё доступнее и реальнее. Уже сейчас в пилотном режиме работает автоматизированная единая система, объединяющая врачей, работодателей и ФСС.
С помощью этой системы врач и работодатель заполняют больничный лист, а ФСС оперативно получает информацию о необходимости начисления выплат. И врач, и работодатель заверяют больничный лист своими ЭЦП, которые «автоматически» оформляются в данной автоматизированной системе.
Для обработки электронных документов работодатели (то есть, организации и ИП) должны иметь специальное программное обеспечение, а также техническую возможность для получения документов в электронном виде. Если такой возможности у работодателя нет, он должен отказаться от электронного документа с ФСС. Но если больничный оформлен в электронном формате, работодатель имеет право запросить его бумажную версию. В остальном оформление выплат происходит по той же схеме.
На государственном уровне существуют определенные правила по заполнению больничного листа, которые касаются работодателя.
Таковыми являются следующие нормативные документы:
- Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-8605 – дает ответы на вопросы, касаемо оформления больничных листов нового образца;
- Письмо ФСС РФ №14-03-18/15-12956 – разъясняет отдельные положения про порядок выдачи листов недееспособности, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 №624н (возможность скачать);
- Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-16055 – фиксирует описание отдельных вопросов, касаемо нюансов оформления больничных листов.
Заполнение работодателем
Согласно действующему законодательству, за выплату денежной компенсации при оформлении листков недееспособности отвечает работодатель.
В отведенной ему части бланка, он может делать изменения. Однако, он не имеет права исправлять данные, которые были внесены лечащим врачом.
Если была обнаружена ошибка доктора, заполнявшего документ, то больничный возвращают для замены. В противном случае, лист недееспособности не принимается в органах соцстрахования, и болеющий сотрудник не сможет получить свою компенсацию.
Первоначально требуется сверить сроки предоставления отдыха на лечение, указанные в бланке:
| Причина потери трудоспособности | Длительность больничного |
|---|---|
| При заболевании самого сотрудника | Три и более дней |
| В случае больничного, обусловленного уходом за болеющим ребёнком | До пятнадцати дней |
| При уходе за больным родственником | До пятнадцати дней, с денежной компенсацией за три дня |
| При заболевании, или травме | До тридцати дней. Если потребуется продление – необходимо пройти медицинскую комиссий и получить соответствующее заключение |
| В случае вынашивания ребёнка и родов | Сто сорок дней. Может продлеваться при возникновении осложнений |
Какие ошибки часто допускают?
Наиболее распространенными нарушениями, при внесении данных в бланки недееспособности являются:
- Не допускается складывание, или смятие заполненного листа;
- Проставленные на документе печати не должны попадать на информацию в ячейках. В противном случае, сканер не сможет считать данные и пособие не выплатят;
- При превышении срока болезни более тридцати дней, продление возможно только после обследования экспертной комиссии;
- Обязательно должны быть все печати и подписи;
- Помимо подписи и печати лечащего врача, должны присутствовать печати и подписи начальников медучреждений.
Больничный лист с продолжением
Если работник принес вам больничный лист с продолжением, заполняйте каждый их листков. И к каждому приложите расчет пособия.
Бывает, работник находится на больничном по несколько месяцев.
Например, если попал в серьезное ДТП. Тогда на один страховой случай врач может оформить больничный лист с продолжением. Как они должны быть заполнены, чтобы потом у вас не возникло проблем с возмещением выплаченного пособия?
Начнем с той части листка нетрудоспособности, за которую отвечает врач.
Прежде всего, закрывая первичный бюллетень, в строке «Иное» доктор должен проставить код «31». Он означает, что работник продолжает болеть и ему открыли новый больничный лист. Его номер врач указывает в строке «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) №».
Образец этой части больничного мы привели ниже. Соответственно, в следующем бюллетене в строке «продолжение листка нетрудоспособности №» будет отражен номер пре-дыдущего документа.
Например, в третьем больничном врач укажет номер второго листка. И обратите внимание: между датами, когда закрыли предыдущий и выдали новый, не должно быть временного разрыва.
При оформлении больничных листков нужно придерживаться утвержденных на федеральном уровне правил. Алгоритм заполнения новых бланков о нетрудоспособности указан в Порядке выдачи БЛ, утвержденном приказом Минздравсоцразвития №624н от 29 июня 2011 года.
Новая форма документа предполагает внесение информации двумя лицами: врачом поликлиники либо больницы, работодателем. Для каждой организации отведены свои поля. Первый и третий блок заполняет сотрудник медучреждения. Информацию во второй раздел вносит руководитель компании либо уполномоченное лицо на предприятии.
Правила внесения данных являются едиными для работодателя и врача, они приведены ниже:
- в каждой ячейке писать одну букву либо цифру;
- заполнять бланк черной гелевой, капиллярной либо перьевой ручкой со светостойким и водостойким чернилом;
- запись вносить, начиная с первой ячейки, слева направо;
- буквы вписывать заглавные печатные. Цифры указывать арабские;
- обязательно проставлять подписи в отведенных местах;
- не выходить за границы ячейки;
- между словами и цифрами одна клетка должна быть пустой;
- название работодателя указывать полностью настолько, насколько хватает клеток. Можно использовать сокращенное наименование, если оно утверждено руководителем предприятия;
- печать медучреждения должна быть треугольной.
Заполнять листок временной нетрудоспособности можно не только от руки, но и с помощью компьютера. Комбинированный вариант оформления больничного не является нарушением согласно тексту письма ФСС №17-03-09/06-3841П от 23 октября 2014 года.