Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Никаких особенностей увольнения бухгалтера в трудовом законодательстве РБ не предусматривается (трудовой договор с главным бухгалтером, как и с другими работниками, расторгается по основаниям, перечисленным в ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь).
— Для начала давайте обозначим ситуацию, которая может служить примером.
У главного бухгалтера заканчивался срок трудового контракта, наниматель уведомил надлежащим образом и предложил продолжить трудовые отношения, работник за неделю до истечения срока отказался.
За день до увольнения выяснилось, что за период своей работы в должности главного бухгалтера работник недобросовестно выполнял свои трудовые обязанности: не закрыл отчетные периоды, не сдал вовремя отчетность и т.п.
Итог: работник уволен в связи с истечением срока трудового контракта, а его работа так и осталась невыполненной. Бремя нести ответственность «за недочеты работы» перешло к директору организации.
Вопрос: как нанимателю защитить себя от такой ситуации и как в дальнейшем избежать подобных случаев?
Какими нормативно-правовыми актами следует руководствоваться при оценке работы бухгалтера
- Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»
- Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 г. № 56-З «Об аудиторской деятельности»
- Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 г. № 2020-XII «О хозяйственных обществах»
- Закон Республики Беларусь от 01.07.2010 г. № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»
- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2016 г. № 104 «Об утверждении Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности „Индивидуальная бухгалтерская отчетность“, внесении дополнения и изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 июня 2014 г. № 46 и признании утратившими силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 31 октября 2011 г. № 111 и отдельных структурных элементов некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь»
- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 г. № 80 «Об утверждении Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности „Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки“ и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам бухгалтерского учета»
- Декрет от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства»
- Декрет Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (утверждает «Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования», «Положение о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования»)
- Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2017 г. № 376 «О мерах по совершенствованию контрольной (надзорной) деятельности»
- Кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 г. № 296-З «Трудовой кодекс Республики Беларусь»
- Кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998 г. № 218-З «Гражданский кодекс Республики Беларусь»
- Кодекс Республики Беларусь от 29.12.2009 г. № 71-З «Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть)»
- Кодекс Республики Беларусь от 19.12.2002 г. № 166-З «Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть)»
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
Процедура передачи дел
В первую очередь рекомендуем закрепить порядок передачи дел при смене главного бухгалтера в локальном нормативном акте, например положении о порядке приема-передачи дел, с которым работника необходимо знакомить под подпись при приеме на работу, еще до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При этом обязанность по передаче и приему дел следует предусмотреть в трудовом договоре и должностной инструкции главного бухгалтера.
При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.
Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.
После подписания акта требуется направить его копию в вышестоящий орган. Кроме того, необходимо изъять доверенность, выданную главному бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии фигурировал сотрудник.
Что касается нового главбуха, то после того, как он, вступив в должность, принял дела и подписал акт приема, ему следует совершить еще некоторые действия. Прежде всего нужно оформить банковские карточки (на основании приказа руководителя). Причем, если при приеме были обнаружены некоторые нарушения, новому главбуху, возможно, придется завести недостающие учетные регистры, подать уточненные сведения, а также исправить другие ошибки, выявленные при проверке бухгалтерского и налогового учета и отчетности.
Отметим, что в проведении передачи дел заинтересованы все: и увольняющийся бухгалтер, и принимаемый, и, конечно, работодатель. Поэтому работодателю стоит ответственно подойти к организации и оформлению такой процедуры, а увольняемому бухгалтеру — к проверке состояния учета и хранения документов. Новому главбуху в свою очередь надо внимательно проверить все учетные документы, уделяя внимание банковским и кассовым документам, расчетным и платежным ведомостям, налоговой отчетности за последние три года, оценить состояние бухгалтерского и налогового учета и т.д. и в случае обнаружения ошибок или недостающих документов постараться своевременно это исправить.
Если допущенные предыдущим бухгалтером ошибки будут являться основанием для привлечения к административной или даже уголовной ответственности, переживать не нужно, поскольку в силу ст. 1.5 КоАП РФ новый главный бухгалтер не может быть признан виновным в нарушениях, совершенным лицом, занимавшим данную должность до него. При этом само учреждение может не избежать ответственности как юридическое лицо.
По поводу дальнейшей работы напомним, что главный бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо за нарушения, предусмотренные гл. 15 КоАП РФ. Обратим внимание на то, что с момента принятия Закона N 402-ФЗ главный бухгалтер не отвечает за формирование учетной политики для целей бухгалтерского учета и за составление и представление отчетности, в отличие от ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Пунктом 2 ст. 7 этого документа было установлено, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, а в ст. 18 уточнялось, что не только руководители организаций, но и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Ответственность при смене должностного лица
На практике нередки случаи, когда после смены руководителя работники отдела сталкиваются с проблемами при распределении обязанностей. По этой причине необходимо знать заранее все нюансы выполнения процесса.
Следует помнить, что действующее законодательство не позволяет привлечь человека, нанятого на должность главного бухгалтера, к ответственности, если он во время выполнения деятельности выявит нарушение правил, которые были допущены предшественником.
В этом случае ответственность ложится на плечи человека, покинувшего должность. Несмотря на то, что он уже оставил пост, бывший сотрудник может понести наказание за совершенное ранее деяние. Однако, если срок уже истек, действия бухгалтера, за которые полагается административная ответственность, останутся безнаказанными.
Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года. Если деяние было совершено в иной области, наказание должно быть наложено в течение 2 месяцев. Если срок превышен, виновный сотрудник ответственности не понесет.
Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба. Однако существуют нюансы. Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.
Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.
Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.
Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.
Самостоятельная передача дел включает этапы:
- Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
- Инвентаризация финансовых обязанностей.
- Акт приема отчетных и учетных документов.
- Приложение к акту.
- Организационные мероприятия.
Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации
Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации.
Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.
К главному бухгалтеру предъявляются особые требования, выражающиеся в том числе в особенностях смены главного бухгалтера в субъекте бизнеса и приема на работу нового должностного лица.
Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником.
Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника – возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы, социальные выплаты.
Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок.
В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия.
Однако трудовое законодательство в этом случае предусматривает обязательность письменного уведомления специалиста о причинах, послуживших основанием для отказа работнику в приеме на постоянную работу в соответствующей должности.
Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:
- причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
- разглашение им коммерческой тайны.
Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ.
Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Прием-передача документов
Главный бухгалтер должен получить следующие документы.
Учредительные и регистрационные бумаги:
- устав, учредительный договор;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о регистрации;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
- учетная политика;
- политика по налоговому учету;
- план счетов;
- должностные инструкции работников бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
- оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
- регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:
- бухгалтерская отчетность;
- декларации и расчеты по всем налогам;
- книги покупок и продаж;
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Документы по инвентаризации:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные и сличительные описи.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
- акты налоговых проверок;
- акты сверок с инспекторами.
Перечень папок по описи
Первичные материалы бухгалтерии требуется передать путем составления списка, который прилагается к акту приема-передачи дел. При огромном документообороте заполняется список папок с материалами определенного назначения за месяц – например, расходные документы, или счета для перечисления и т.д.
Просмотр счетов возможен выборочным путем, с выводом остатков и сверкой их с результатами, отображенными в отчетности на предыдущую отчетную дату. Это необходимо сделать, чтобы новый главбух начал свою деятельность, с привязки к полученным остаткам, как к начальной точке.
Примечание. При ведении учета по структурным отделам – например, по филиалам подобных папок с одинаковыми названиями может быть множество, поэтому в списке указывается их количество.
Образец акта передачи дел главного бухгалтера
Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.
В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.
Кому можно передать дела
На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.
Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.
Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.
Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой — передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.
Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).
Уведомление налоговой инспекции
Формальных требований, которые обязывают сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности), нет. По факту информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в инспекции, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера.
Конкретных сроков для подачи уведомления нет, но особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме (при подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме), его можно отправить по почте или принести в инспекцию лично. Инспекторы могут попросить приложить к уведомлению копию приказа о назначении нового главного бухгалтера, а также указать его паспортные данные и контактные телефоны.
В какой срок издается?
Так как законодательством не регулируется процедура приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, то и установленного срока для издания приказа не существует. Но, руководитель должен позаботиться о том, чтобы от момента издания приказа до увольнения ответственного сотрудника, было достаточно времени для выполнения всех указаний. Как правило, процесс может занять от одной недели до месяца.
Например, если бухгалтер написал заявление об увольнении по собственному желанию (ст. 77 Трудового кодекса РФ), то он уведомляет о своем решении руководителя за две недели до даты увольнения, а, соответственно, у такого сотрудника будет две недели до наступления последнего рабочего дня и выполнения приказа.
Даже если бухгалтер не выполнил передачу дел, или выполнил ее не в полном объеме, то работодатель не вправе отказать ему в увольнении.