Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная подпись документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Юридическая значимость ПЭП
Для обмена документами с контрагентами без дополнительных соглашений и сдачи отчётности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП придаёт документам юридическую значимость и является аналогом рукописной подписи. КЭП отличается от ПЭП более сложной технической составляющей и надёжным способом шифрования.
Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)
В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.
Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.
Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:
- «Криптопро CSP»;
- Signal-com CSP;
- «Лисси CSP»;
- Vipnet CSP.
Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.
Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.
e-Sign — это бесплатное приложение, которое позволяет легко подписывать документы Word и PDF в электронном виде, а также выполнять проверку цифровой подписи. С помощью этого онлайн-сервиса вы можете защитить свои документы от подделки и убедиться в их подлинности. Наше приложение идеально подходит для частных лиц, предприятий и организаций, которые хотят обеспечить целостность и подлинность своих файлов PDF и Word.
С ростом использования документов Word и PDF цифровая подпись становится важной мерой безопасности. Испытайте на себе удобство и безопасность цифровых подписей.
Почему стоит выбрать наше приложение для ваших потребностей в цифровой подписи?
- Простота в использовании: наш удобный интерфейс упрощает работу с документами с цифровой подписью.
- Безопасность: мы используем новейшие методы шифрования и аутентификации, чтобы гарантировать защиту ваших документов.
- Универсальность: это приложение поддерживает форматы файлов DOCX, DOC, ODT и PDF, что делает его идеальным решением для широкого круга задач.
- Бесплатно: наше приложение можно использовать совершенно бесплатно, что делает его доступным для всех.
Как получить электронную подпись?
Обычно все удостоверяющие центры подробно консультируют на своих сайтах всех желающих получить электронную подпись. Вкратце этот процесс мы опишем здесь:
1.Выбрать удостоверяющий центр из организаций, аккредитованных Минкомсвязью.
2.Подать вместе с заявлением необходимый пакет документов, который будет различаться в зависимости от типа владельца ЭП – обычное физическое лицо, ИП или организация. Минимальным пакет документов будет у обычного физического лица – копия паспорта, СНИЛС и свидетельства об ИНН. С требованиями к оформлению документов надо ознакомиться в самом центре, потому что некоторые из них принимают только нотариальные копии, а другие запрашивают оригиналы документов для сверки.
3. Идентифицировать личность заявителя – явившись лично в удостоверяющий центр или направив заверенную телеграмму через Почту России.
4.В оговоренный срок явиться в точку выдачи ЭП для получения квалифицированного сертификата и ключей электронной подписи.
Электронная цифровая подпись представляет собой набор символов в текстовом формате, поэтому поместить ее можно на любом носителе. Однако для правильного функционирования, необходимо соответствующее программное обеспечение. Поэтому логично хранить файл в следующих местах:
-
Локальные хранилища операционной системы
Это наиболее простой и самый экономичный способ хранения электронной подписи. Такие хранилища предусмотрены в каждой ОС. При установленном Windows, подпись будет размещаться в его реестре. Однако у этого способа есть несколько недостатков. Воспользоваться подписью можно только на компьютере, где она храниться. А в случае повреждения или переустановки операционной системы, доступ к электронной подписи будет утерян. Для пользования подписью, размещенной в ОС, необходима установка криптопровайдера. Это программа, преобразовывающая криптографические алгоритмы.
-
Токены
Это устройство, внешне напоминающее флешку, предназначенное для безопасного хранения ЭЦП. Как и любой другой носитель, токен имеет ограниченный объем памяти, он варьируется от 32Кб до 256Кб. Обычно один сертификат требует от 4 до 10Кб, поэтому Вы можете самостоятельно рассчитать, сколько подписей вместиться в данный носитель. Для полноценной работы с подписью в этом случае тоже требуется наличие криптопровайдера. В 2023 году в наличии есть токены со встроенным программным обеспечением, они имеют маркировку ЭЦП или ГОСТ.
-
Хранилища облачного типа
В этом варианте ЭЦП размещается на удаленном сервисе. При этом доступ к ней осуществляется посредством специального интерфейса API, либо через привязку к номеру мобильного телефона (подписать можно путем отправки СМС). Это значительно оптимизирует работу с электронной подписью, не требует специализированного программного обеспечения, да и наличия компьютера вообще. Управлять всеми действиями можно напрямую через мобильный телефон. Из минусов данного способа — не все государственные организации принимают на рассмотрение документы, подписанные облачной ЭЦП.
Как подписать документ электронной подписью
Прежде всего, подпись электронного документа может быть трех типов:
- присоединенная – подписываемый документ помещается в специальный файл вместе с подписью к нему. Прочитать такой файл можно только специальной программой, которой может не быть у адресата документа;
- отсоединенная – подпись прикладывается отдельным файлом к подписываемому документу (сам документ остается доступен для чтения). Файл с подписью имеет расширение .sig или .sgn, и то же имя, что у основного документа. Проверить подпись можно, загрузив и документ, и файл с подписью в специальную программу;
- подпись внутри документа – когда подпись формируется как метаданные к основному документу. Это доступно только для документов, которые создаются в Microsoft Word или Adobe Acrobat, но проверить подлинность подписи вне этого приложения сложно.
Большинство программ, которые позволяют подписывать документы ЭЦП, делают присоединенную или отсоединенную подпись. Выбор типа подписи зависит от требований к документам (например, ГАС «Правосудие» принимает обращения только с отсоединенной подписью).
Зачем нужна электронная подпись?
Электронной подписью активно пользуются представители бизнеса — директора компаний, руководители направлений и предприниматели. Этот инструмент позволяет им удалённо подписывать договоры с контрагентами, отправлять документы в госучреждения и многое другое.
Но ЭП также может быть полезна и для физических лиц. С её помощью можно:
- Получать услуги через портал Госуслуг.
- Отправлять документы по удалёнке работодателю.
- Заверять налоговые декларации для получения вычета.
- Дистанционно подавать заявление на зачисление в вуз.
- Отправлять жалобы и иски в суд.
- Получать патенты, регистрировать юрлица и так далее.
Как создать электронную подпись и не нарушить правила хранения электронных документов
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, и этот срок короче срока хранения большинства документов. Для исправления данной ситуации существует штамп времени – он заменяет собой дату на документе и подтверждает, что сертификат ЭП имел полную легитимность при подписании.
Узнать, действует ли сертификат в момент подписания, можно на официальном сайте УЦ, который в обязательном порядке размещает список отозванных недействительных сертификатов.
Сами электронные документы, подписанные ЭП, допускается хранить двумя способами:
- Локальное хранение (на жестком диске, на сервере организации, съемном носителе);
- Хранение в облаке (на сервере организации, предоставившей вам данную услугу, использование возможно при наличии доступного интернет-трафика).
ЭЦП — средство защиты документа, которое содержит информацию об авторе и гарантию, что после подписания изменения в документ не вносились. Её выдают физическим и юридическим лицам. В случае с юрлицами подпись делается на руководителя (или другое ответственное лицо).
Чем полезна электронная подпись:
-
упрощает внутренний документооборот компании;
-
сокращает время сдачи отчетности в контролирующие органы;
-
позволяет участвовать в торгах и тендерах;
-
подходит для подписания документов при урегулировании споров в Арбитражном суде;
-
дает возможность гражданам пользоваться всем функционалом портала «Госуслуги».
Простая электронная подпись с юридической точки зрения
Простая электронная подпись не имеет юридической силы.
Подписывать документ простой электронной подписью можно, но это действие не наделяет его никакими полномочиями, привилегиями.
Такой файл нельзя отправить, например, в ФНС для предоставления бухгалтерской или финансовой отчетности.
Использовать простую электронную подпись нельзя для работы с государственными органами, для получения доступа к электронным торгам. Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной подписи, то такие подписанные документы могут приобрести юридическую силу.
Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой банковской карте. Сотрудник банка идентифицирует личность по паспорту, и подписывается договор на подключение онлайн-банка.
В дальнейшем простая электронная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.
Как подписать с помощью ЭЦП документ Word
Цифровая подпись (ЦП) используется там, где требуется подтверждение достоверности, авторства и неизменности электронной формы с момента ее заверки, а также придание ей юридической силы. Завизированный файл можно будет только читать, и если внести в него правки, ЦП потеряет значимость в системе электронного обмена информацией.
Чаще всего участники ЭДО работают с документами Word — это самый востребованный и удобный текстовый процессор для внесения поправок и просмотра текстовых данных.
Рассмотрим все способы, как поставить электронную подпись на документ Word, и расскажем, какие программные средства для этого требуются.
Поможем получить ЭЦП. Установим и настроим за 1 час.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие в нём искажения информации с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.
Сертификат электронной подписи подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаётся удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.
Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.
- Закрытый ключ (ключ ЭП) позволяет генерировать подпись и визировать электронный документ. Владелец сертификата обязан хранить свой закрытый ключ втайне.
- Открытый ключ (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом и предназначен для проверки подлинности ЭП.
Для начала необходимо решить следующие задачи:
- Как подписывать ЭП и отправлять документы контрагентам;
- Как принимать и проверять подписи на документах, полученных от контрагентов через сервисы ЭДО;
- Как создавать, хранить (в том числе в архиве), искать и обрабатывать ЮЗЭД;
- Как обеспечивать юридическую значимость в процессе архивного хранения.
Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. При выборе такого сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:
- наличие необходимых лицензий у оператора;
- возможности интеграции сервиса ЭДО с вашими корпоративными информационными системами;
- ценовая политика и варианты тарификации.
Установка специальных программ для работы с ЭП
Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.
Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.
В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.
На выбор программа может предлагать такие пункты, как:
- Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
- Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
- Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.