Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

2. Неквалифицированная электронная подпись

3. Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна

4. Как хранится электронная подпись?

5. Как подписать ЭЦП документ Word?

6. Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

7. Как подписать документ электронной подписью?

8. Как подписать документ электронной подписью самостоятельно

9. Продление действия сертификата ЭЦП

10. Ключевые этапы заключения договора энергоснабжения

До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

«Криптопро CSP»;
Signal-com CSP;
«Лисси CSP»;
Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

ЭЦП — альтернатива обычной подписи, которую используют для удаленного обмена документами и получения госуслуг.
Выделяют простую и усиленную ЭП. Дополнительно усиленная делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП) подписи.
Граждане и компании получают подписи в МФЦ или специализированных центрах. Простые ЭП можно сделать самостоятельно с помощью Microsoft Office, «КриптоПро CSP» и другого ПО.
Наиболее защищенный вариант — квалифицированная ЭП, которая подходит для подписания всех документов и взаимодействия с государственными органами.
При получении документа, подписанного ЭЦП, важно проверить ее на подлинность с помощью бесплатных сервисов, например «КриптоПро DSS».

Неквалифицированная электронная подпись

Безопасность (а это одно из главных призваний электронных подписей в целом) в случае с простой ЭП обеспечивается средствами аутентификации СЭД. Администратор имеет доступ к журналам событий системы и может скорректировать информацию о действиях пользователей. Для более мощной защиты можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись. Такие подписи являются результатом криптографического преобразования информации и реализуются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Подделать такие подписи можно, только получив доступ к секретным ключам, выдаваемым каждому пользователю лично. Также усиленные подписи позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Таким образом, усиленные ЭП решают сразу две задачи: идентификация сотрудника, подписавшего документ, и обеспечение целостности подписанного документа.

Отличаются они тем, что неквалифицированная подпись не требует закупки сертификатов у аккредитованного Минкомсвязью РФ удостоверяющего центра (УЦ). Такую подпись можно изготовить внутри компании, развернув в своей ИТ-инфраструктуре удостоверяющий центр, который можно не аккредитовывать. В качестве средств УЦ для создания неквалифицированной электронной подписи может использоваться инфраструктура Microsoft. Выданные таким способом сертификаты будут действительны не только внутри организации, они могут использоваться и для внешнего документооборота при условии заключения соглашения с контрагентом, партнером об использовании ЭП.

Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна

С 1 марта 2023 года по 31 августа 2023 года вводится переходный период для начала применения машиночитаемой доверенности. С 1 сентября 2023 года она станет обязательной. До этого времени можно использовать действующие доверенности на сотрудников, выданные до 2023 года.

МЧД представляет собой полную копию обычной доверенности, выполненной в цифровом формате. В неё вносится информация о доверенном лице, его обязанностях и полномочиях, а также данные об организации-доверителе, от имени которой он действует.

У каждого контролирующего органа будет своя форма МЧД — у ФНС она одна, у Социального фонда и Росстата другая. Машиночитаемая доверенность будет заполняться по специальной форме. Можно использовать форму из бухгалтерской программы (например, 1С). МЧД заверяет руководитель организации или ИП своей электронной подписью.

С помощью МЧД можно использовать ЭЦП физлица для:

сдачи отчётности;
работы на государственных порталах (ЕГАИС, Честный знак, и т.д.);
участия в электронных торгах;
подписания первичных документов, договоров и обмена документами с контрагентами;
замены бумажной формы доверенности от руководителя во всех других случаях.

Как хранится электронная подпись?

Существует несколько правил хранения электронной подписи:

Нельзя передавать ключ электронной подписи или сообщать кому-либо;
Нельзя хранить две и более квалифицированных электронных подписи на одном носителе. Тогда по закону они будут считаться недействительными по причине нарушения конфиденциальности;
Нельзя хранить электронную подпись в открытом доступе. Если другой человек воспользуется вашей подписью, будет сложно доказать, что это не вы подписывали документ. Эта ситуация будет равна тому, что вы подписали документ собственноручно.

Поэтому банк, например, не сможет вернуть вам деньги, если вы сообщили СМС-код мошенникам, пока правоохранительные органы не докажут факт правонарушения, что довольно непросто в случае интернет-мошенничества.

Как подписать ЭЦП документ Word?

Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:

Для Word 2003:
На панели инструментов нажимаем последовательно: «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность». Далее выбираем: «Цифровые подписи» — «Добавить». В появившемся списке выбираем пользователя, ЭЦП которого необходима, и нажимаем «ОК». После этих действий в нижнем правом углу документа появится значок, говорящий о том, что документ подписан.
Для Word 2007:
Нажать кнопку Office, расположенную в верхнем левом углу, затем — «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись», после чего остается выбрать необходимый сертификат подписи и подтвердить выбор.
Для Word 2010:
Меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить цифровую подпись», после чего нужно сделать выбор необходимого сертификата подписи и подтвердить выбор.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 — как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Как подписать документ электронной подписью?

Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:

Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.

Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.

На сегодня цифровую подпись можно ставить под документами любых видов. Вопрос конкретной необходимости определяется договоренностями между отправителем и получателем такого документа

Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.

Можно выделить несколько основных случаев, в которых требуется электронная подпись:

ЭДО. Самая распространенная сфера применения электронных подписей. В зависимости от договоренностей участников электронного документооборота, документы могут быть подписаны простой (например, при обмене внутри компании) или квалифицированной ЭП.
Сдача отчетности в надзорные органы. Большинство служб, таких, например, как ФНС/ФСС/ПФР или Росстат, поддерживают и рекомендуют обмен данными в цифровом виде. Чтобы подать отчетность таким способом, понадобится заверить документы электронной подписью (ЭЦП). У безбумажной отчетности есть ряд преимуществ, к примеру, отсутствие ручного ввода и автоматическая проверка ошибок.
Подача заявлений на портале «Госуслуги». Портал позволяет обращаться в различные государственные ведомства гражданам РФ без личного визита.
Арбитражные споры в суде. ЭД, заверенные усиленной электронной подписью, являются аналогом собственноручно подписанных бланков на бумаге. Договоры, письма, акты, счета и прочие документы с ЭЦП имеют юридическую силу и рассматриваются судом как доказательства.

Внедрим юридически значимый ЭДО для обмена любыми документами

Документ. Стоит удостовериться, что ЭД не содержит ошибок или не потребует изменений в будущем. В документе, заверенном ЭП (ЭЦП), любые изменения запрещены. Если они потребуются, нужно будет сформировать исправленный или корректировочный документ, заверить его ЭП еще раз, а также еще раз отправить его контрагенту.
Действующий сертификат ЭП (ЭЦП). Он определяет, кем будет подписан документ. В отличие от сертификата простой электронной подписи, сертификат квалифицированной электронной подписи придаст подписываемому документу юридическую силу. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько.
Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
Программы или плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Чтобы поставить ЭП (ЭЦП) на документы в формате Word и PDF, могут использоваться плагины для популярных редакторов. Также распространены отдельные программы, которые позволяют подписывать и проверять файлы любых форматов.

Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.

Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. ПО используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:

Настройка считывателей закрытых ключей;
Настройка типов носителей;
Установка и просмотр сертификатов;
Настройка параметров алгоритмов шифрования;
Установка криптопровайдеров по умолчанию;
Настройки безопасности.

Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.

Как подписать документ электронной подписью самостоятельно

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Нажимаем «Далее».

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.

К наиболее популярным сферам применения ЭП относится:

► Электронный документооборот – ЭП часто применяется в качестве замены обыкновенной подписи либо печати в системах кадрового, торгового и другого делопроизводства.

Совет: Во внутреннем делопроизводстве подпись можно применить в качестве средства визирования – к примеру, договор может передаваться в исполнение, если при согласовании руководитель компании подписал его ЭП. При формировании документооборота в сфере B2B ЭП выступает гарантом законности.

► Отчётность – большинство организаций предпочитают сдавать документацию в электронном виде, используя отдельное ПО, программные продукты 1C, а также порталы ФНС и ФСС.
► Государственные услуги – ЭП часто используется для заверения документации, отправляемой в электронной форме.
► Торги – ЭП используется поставщиками для того, чтобы обеспечить заключаемым контрактам законную силу.
► Суд – подпись сможет послужить доказательством при появлении разногласий между предприятиями.
► Делопроизводство с физлицами – например, при помощи ЭП можно работать удалённо.

Продление действия сертификата ЭЦП

Зачастую, ЭЦП для Мосэнергосбыта выдается на 12 месяцев. Чтобы продлить срок действия сертификата ключа, нужно обратиться в УЦ, имея при себе соответствующий своему статусу (физ.лицо или юр.лицо, ИП) пакет документов и предоставить действующий сертификат.

Стоит отметить, что некоторые УЦ внедряют различные акции для постоянных клиентов, скидки.

При возникновении проблем с ПО, утере и восстановлении USB-носителя с ключом и т.д., следует обратиться в техподдержку УЦ.

Оформленная электронно-цифровая подпись позволяет значительно сэкономить время благодаря ведению документооборота с этой организацией в электронном виде. Цена оформления может разниться в зависимости от различных факторов – статус клиента, комплектность пакета услуг, место регистрации и т.д.

Стоимость электронной подписи для Мосэнергосбыта зависит от нескольких факторов:

Статус покупателя — для ИП, юридического и физического лица стоимость будет разная. Самая недорога ЭЦП — для физ лица.
Комплектность. Для удобства покупателя удостоверяющие центры как правило включают в комплект продажи кроме непосредственно ЭЦП также лицензию на программу CryptoPro и взимают плату за носитель, на который будет записан сам ключ.
Сервисное и информационное обслуживание. Некоторые компании предоставляют за дополнительную плату комплекс услуг консультационной поддержки.
Также возможно взимание дополнительной платы за предоставление дубликата носителя ключа электронной подписи, или ускоренный выпуск сертификата.

Ключевые этапы заключения договора энергоснабжения

Определенные требования к договору предъявляет «Энергосбыт». Обязательно принять их во внимание при его заключении.
Прежде всего, нужно будет получить все технические документы, касающиеся узлов учета электрической энергии.
Следующий этап подразумевает собой внесение корректив в однолинейный проект в точности с выданными техническими условиями.
Третий этап — вызов инспектора сразу после того, как были проведены электромонтажные работы, но мощность еще не передана. Специалист проверит приборы учета электроэнергии и сообщит о возможности их применения.
Подача заявки и оформление договора происходит на четвертом этапе.
Что касается заключительного этапа, то есть пятого, то он включает в себя непосредственно передачу мощности на объект.

По нажатию ссылки «Подать обращение» отображается мастер «Подача обращения» в котором необходимо выбрать тип операции – «Подать обращение» или «Сообщить об ошибке» (Сообщение об ошибке в Системе) и нажать кнопку «Продолжить» (см. Рис. 53).

Рис. 53 Шаг «Укажите тип операции». Мастер «Подача обращения»

На следующем шаге необходимо выбрать договор и нажать кнопку «Продолжить» (см. Рис. 54).

Рис. 54 Шаг «Выбор договора». Мастер «Подача обращения»

На следующем шаге необходимо проверить реквизиты, нажатием на ссылку «Проверить реквизиты», ввести / отредактировать данные в блоке «Контактная информация» и нажать кнопку «Продолжить». Если был выбран тип операции «Подать обращение», то на данном шаге можно заказать обратный звонок и выбрать удобное время для звонка (см. Рис. 55).

Рис. 55 Шаг «Проверьте реквизиты и контактную информацию». Мастер «Подача обращения»

На последнем шаге необходимо внести сообщение и нажать на кнопку «Отправить» (см. Рис. 56). Также есть возможность прикрепить файл, нажав на ссылку «Прикрепить файл».

Рис. 56 Шаг «Введите текст сообщения». Мастер «Подача обращения»

После сохранения обращения отображается окно мастера с сообщением «Номер обращения – . С Вами свяжутся в ближайшее время!».

В случае если по учетной записи нет ни одного привязанного договора, необходимо ввести информацию об организации вручную (см. Рис. 57):

Рис. 57 Шаг «Введите вашу контактную информацию» для учетной записи без привязанных договоров. Мастер «Подача обращения»

После внесения контактной информации необходимо нажать кнопку «Продолжить». Отображается окно мастера с сообщением «Номер обращения – . С Вами свяжутся в ближайшее время!».