Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внесение пропущенной записи в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.
Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую
У работника есть следующие варианты действий:
- Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
- Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.
Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.
Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.
Нормативное регулирование
Права трудящихся граждан очень строго защищаются. В том числе защищаются права тех, кто по вине работодателя не может доказать свой стаж, получить своевременно пенсию и т.д. По отношению как к крупным корпорациям, так и малым ИП, закон един – он требует обязательного и корректного заполнения трудовых книг всех своих работников.
Статья 66 ТК РФ гласит, что трудовая книжка (далее по тексту будем использовать сокращенную аббревиатуру – «ТК») всех работающих сотрудников, независимо от стажа работы и должности, была обязательно заполнена вовремя и корректно. Существует два нормативных акта, которые описывают детально требования к форме заполнения трудовых книг: Правилах ведения ТК (утверждены правительством России 16.04.03) и Инструкция по заполнению (утверждена Министерством Труда 10.10.03).
Четвертый пункт Правил заполнения гласит, что в ТК должны быть записаны данные о работнике, обязанности сотрудника, вся информация касательно переводов из отдела в отдел, основания для увольнения гражданина, его награды. У работодателя, согласно трудовому законодательству, просто нет прав для того, чтобы самостоятельно решать какие записи вносить не стоит, а какие можно внести (помимо списка, указанного выше).
Более того, статья 22 ТК РФ гласит, что руководство организации просто обязано неукоснительно вписывать те требования, которые определил закон.
Обязанности руководителя
Трудовое законодательство требует от ИП как работодателя соблюдения всех установленных норм ведения кадрового делопроизводства (ст. 234 ТК РФ). В противном случае работник вправе подать в суд.
Трудовая книжка, принесенная с предыдущего места работы, заполняется для тех сотрудников, которые проработали на предприятии свыше 5 дней.
В ней отражается трудовой стаж – он необходим для определения страхового стажа. Два вида последнего учитываются для начисления пенсий и пособий.
Обязательными для внесения в трудовую книжку являются:
- Сведения о сотруднике.
- Характеристика работы, выполняемой в данный период.
- Записи о переводах на другую работу.
- Сведения об увольнениях с указанием оснований согласно закону.
- Записи о награждениях и поощрениях.
- Сведения о повышении в должности.
Если нанятый работник только начинает трудиться или утерял свою книжку, то оформляется новая, и в ней делается первая запись.
Ответственность работодателя
Трудовая книжка – это основной документ, работника, в котором фиксируются сведения о стаже сотрудника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался работник в течение своей трудовой жизни. Помимо этого, книжка может сообщить о том, насколько успешной была его трудовая деятельность. Об этом может судить раздел книжки о поощрениях работника, а также данные о его карьерном росте.
Важно! Если некоторые записи в трудовую книжку не вносятся, то это ведет к сокращению его стажа работы.
За неправильное ведение книжек предусматривается административная ответственность, причем как для компании в целом, так и для должностных лиц, обязанных вести трудовые книжки. Об этом сказан в Правилах ведения трудовых книжек (Постановление 225 от 16.04.2003).
За то, что в трудовую книжку работодатель не внес запись о работе, ему грозит ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ (п.1 и п.2), а меры наказания при этом предусматриваются следующие:
- предупреждение;
- штраф на должностное лицо и ИП от 1000 до 5000 рублей;
- штраф на организацию – 30 000 – 50 000 рублей.
Размер штрафных санкций будет увеличиваться, если нарушитель ранее уже был подвергнут административному наказанию за подобное нарушение. Максимальная сумма штрафа при неоднократных нарушениях для компаний возрастает уже до 70 000 рублей, а для ИП – до 20 000 рублей. Должностное лицо также может быть дисквалифицировано на срок от года до трех лет.
Ответственность работодателя
Трудовая книжка – это основной документ, работника, в котором фиксируются сведения о стаже сотрудника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался работник в течение своей трудовой жизни. Помимо этого, книжка может сообщить о том, насколько успешной была его трудовая деятельность. Об этом может судить раздел книжки о поощрениях работника, а также данные о его карьерном росте.
Важно! Если некоторые записи в трудовую книжку не вносятся, то это ведет к сокращению его стажа работы.
За неправильное ведение книжек предусматривается административная ответственность, причем как для компании в целом, так и для должностных лиц, обязанных вести трудовые книжки. Об этом сказан в Правилах ведения трудовых книжек (Постановление 225 от 16.04.2003).
Трудовые книжки. Записи о поощрениях
Мы хотим в преддверии нового года составить приказы о награждениях за многолетнюю работу наших работников, проработавших свыше 5 лет, но ситуация осложняется тем, что в трудовой книжке один работник был оформлен в разных ИП и ООО (но в одной организации).
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, и вообще, подвергаются ли эти записи проверке?
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ
в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 255, конкретизируют данную норму ТК РФ.
В соответствии с п. 24 Правил… в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги
:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся
.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
За что любят штрафовать трудинспекции
Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.
| Состав нарушения | Примеры нарушений |
| Не оформлены обязательные кадровые документы | У работодателя отсутствует: |
| Кадровая документация ведется неправильно |
|
| Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление |
|
| Прочие нарушения |
|
Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Как восстановить пропущенную запись
Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.
Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.
Здесь исправить недочёт просто:
- ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
- вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
- строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
- работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.
Когда возможны пропуски записей в документе
Конечно полностью запись, например, о трудоустройстве работника кадровик пропустить не может, так как впоследствии работника еще нужно уволить, но вот лишить ее какой-нибудь составной части, которая в дальнейшем обесценит запись вполне возможно и такое происходит очень часто.
Самыми распространенными являются следующие ошибки:
- неправильное указание на титульной странице ФИО работника или личных данных;
- отсутствие печати на титульном листе;
- внесение недостоверной информации относительно совместительства работника и вообще хранение книжки на дополнительном месте работы;
- неправильное указание квалификации и специализации работника, его должности на предприятии;
- отсутствие или неточная дата приема на работу;
- отсутствие информации относительно перевода работника;
- несоответствующее оформление вкладышей.
Совет: работник должен проявлять бдительность, понимать, что трудовую заполняет обычный человек и проверять достоверность указания особенно личных данных.
Важно: каждая из перечисленных ошибок должна исправляться согласно инструкции в индивидуальном порядке.
Как восстановить пропущенную запись
Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.
Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.
Здесь исправить недочёт просто:
- ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
- вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
- строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
- работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.
Пример внесения пропущенной записи:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Акционерное общество «Свет» | |||||
| 20 | 10 | 11 | 2005 | Принята на должность инспектора 1 категории | Приказ от 10.11.2005 № 74 |
| 21 | 10 | 05 | 2018 | Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 10.05.2018 № 30 |
| Акционерное общество «Свет» | |||||
| 22 | 10 | 05 | 2018 | Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова | Приказ от 24.09.2008 |
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Материальная ответственность
Материальное взыскание подразумевает ответственность за убытки, которые были нанесены виновным лицом работнику вследствие нарушения своих трудовых обязанностей.
Материальная ответственность может наступить за следующие деяния:
- Работодатель не вовремя выдал работнику трудовую книжку.
Организация обязана уведомить работника о том, что ему нужно явиться за трудовой книжкой. Возможен вариант, когда уволенный работник предоставляет письменное разрешение на отправку документа по почте. С той даты, когда было отправлено уведомление, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Сроком задержки является период со дня прекращения трудового договора до даты отправки уведомления. Эти вынужденные прогулы обязан будет возмещать работодатель. Чтобы избежать такой ситуации, уведомление должно быть отправлено на следующий день после увольнения. Эта мера позволит организации снять с себя ответственность.
- В трудовую книжку была внесена неправильная или не соответствующая действительности причина увольнения.
В таких ситуациях работник, нарушивший свои должностные обязанности, должен возместить пострадавшему тот заработок, который не был им получен вследствие допущенной ошибки.
Задержать выдачу трудовой книжки могут по разным причинам:
- По вине работодателя или уполномоченного лица:
- трудовую книжку не выдали в день увольнения, хотя такая возможность имелась;
- работник обратился с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки, но в трехдневный срок его просьба выполнена не была;
- невыдача дубликата в тех случаях, когда необходимо это сделать.
- Работник не явился для получения трудовой книжки.
- Материальную ответственность уполномоченное лицо будет нести в том случае, если неверно указана причина увольнения, которая помешала собственнику трудовой книжки устроиться на новую работу и получить заработок.
Невыдача работнику вовремя трудовой книжки лишает его всякого заработка, так как без этого документа его не имеют права принять на другую работу. Все вынужденные прогулы виновное лицо обязано оплатить пострадавшему работнику.