Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько времени и при каких условиях действительна копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для того, чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, документ должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответствовать определенным правилам. Должна быть снята копия со всех страниц трудовой книжки, они должны быть скреплены в правильном порядке, а на каждом листе должна иметься печать выдавшей копию трудовой организации. Такие же печати должен проставить и нотариус, если копия делается через него.
Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека.
Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия. Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои. В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией. Некоторые банки уменьшают данный срок до двух недель по причине выдачи в кредит большой суммы денег. Есть и такие организации, которые позволяют иметь законную силу данному документу на протяжении трех месяцев. И только в одном случае законом не ограничивается срок действия копии книжки гражданина до внесения в подлинник новой информации – если ее заверил нотариус.
После истечения дозволенного срока копия трудового документа гражданина становится недействительной. В этом случае сотрудник может взять еще одну копию или же (если позволяет инстанция) продлить время действия, обратившись к работодателю. Также действие такого документа может закончиться в том случае, если после снятия ксерокопии в книжке была зафиксирована новая информация.
Какой срок действия заверенной копии трудовой книжки?
Довольно таки часто многим людям требуется предъявить трудовую книжку в различные организации. Но обычно работающим людям сделать это невозможно, им необходимо получить из отдела кадров своей организации выписку из трудовой книжки или заверенную копию. Ведь оригинал трудовой книжки не может быть передан на руки работнику, потому что должен всегда храниться в отделе кадров.
О том, как получить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее и сколько она действительно, мы расскажем в данной статье.
Копия трудовой периодически требуется в различные организации, к ним относятся:
Этот документ может потребоваться для:
- Получения кредита, ипотеки, льготы, пособия, субсидии;
- Оформления загранпаспорта и визы;
- В ходе судебного разбирательства;
- При усыновлении и удочерении детей и т.п.
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
| Субъект | Сумма (руб.) |
|---|---|
| должностное лицо | 1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) |
| предприниматель | 1000-5000 |
| юридическое лицо | 30000-50000 |
Для чего нужна копия трудовой книжки
Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:
Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».
Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.
Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Как заверить копию трудовой книжки
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.
Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).
Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.
Требования к оформлению и срокам действия копии трудовой книжки
У каждого банка свои правила относительно предъявляемых клиентами документов.
Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.
Там всегда содержатся требования и к копии трудовой книжки для предъявления в банк: правила ее оформления и срок действия.
Как правило, банки ограничивают срок действия копии трудовой книжки одним месяцем после даты ее заверения. Однако в некоторых случаях срок действия этого документа банки уменьшают до двух недель, а иногда даже до трех дней. Поэтому нужно внимательно следить за сроками.
Если работник уволился в этот период, то копия трудовой книжки с заверительной надписью работника кадровой службы «продолжает работать в настоящее время» становится недействительной.
Таким образом, ответ на вопрос, сколько действует копия трудовой книжки для получения кредита, нужно искать в информации конкретного банка об общих требованиях к предъявляемым документам и об интересующем клиента кредитном продукте.
Копия трудовой книжки для банка
Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.
Сотрудник отдела кадров, оформивший копию трудовой книжки сотруднику, не указал свои инициалы и должность.
Предоставление в банк для получения кредита к ним не относится. Если гражданину необходимо предоставить в банк информацию о своей трудовой деятельности, понадобится копия трудовой книжки.
Размер суммы законом не ограничен. Перечень основных документов для оформления ипотечного кредита включает:
Заполненную анкету. Ее бланк можно взять в банковском учреждении, скачать на официальном сайте или заполнить форму онлайн. Анкета одновременно является и заявкой на предоставление ипотечного кредита. Паспорта заемщика и созаемщиков, а также поручителей, если таковые имеются.
Каков срок действия копии трудовой книжки и как составить заявление на получение копии
В заявлении по желанию работника можно обозначить инстанцию, которая затребовала копию трудовой книжки (например, органы социальной защиты населения или органы опеки) и цель ее запроса (например, получение кредита или оформление субсидии). Данная информация не является обязательной и при ее отсутствии работодатель не вправе отказать работнику в получении копии. Такая информация указывается исключительно на усмотрение сотрудника, также допускается прописать в заявлении общую фразу «для оформления по месту требования».
- ФИО руководителя работодателя, в адрес которого оформляется заявление;
- наименование компании-работодателя;
- наименование документа: «Заявление»;
- ФИО сотрудника, занимаемая должность;
- просьба о предоставлении копии трудовой книжки;
- дата написания заявления;
- подпись сотрудника;
- расшифровка подписи.
Срок действия копии трудовой книжки для кредита
Внимание Работодатель отказал, поскольку в приказе были персональные данные работников, не дававших согласие на их передачу третьим лицам. Кого поддержал суд? 02-03-2018 Оформление отзыва из отпуска. Сколько действительна копия трудовой книжки? Если нужно подтвердить, что сотрудник работает в организации. На последнем листе копии трудовой книжки после всех записей поставьте текущую дату и внесите запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.Работодатели по заявлениям сотрудников обязаны выдавать копии документов, необходимых для решения вопросов, которые касаются их прав и законных интересов (Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X, далее – Порядок выдачи документов). При этом копии должны быть надлежаще заверены.
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Некоторые тонкости процедуры заверения трудовой книжки
При оформлении заверенных сведений следует обратить внимание на некоторые моменты:
| 1 | Расположение печати | Частично должна занимать копированный разворот, но не загораживать при этом текст |
| 2 | Наличие печати | Согласно разъяснению Минтруда (Приказ от 31.10.2016 № 589н), Закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменяет обязанность АО и ООО иметь печать. Если она все же есть, сведения о ней закрепляются в Уставе. Это означает:
О том, обязан ли ИП использовать печать, читайте здесь |
| 3 | Кто уполномочен заверять копии трудовых книжек | Неправомочность лица, подписавшего документ, влечет его недействительность. Правом заверить копию трудовой обладают (п. 45 Постановления Правительства 16.04.2003 № 225):
|
| 4 | Кто заверит копию безработному гражданину | Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1, засвидетельствовать верность копий документов вправе нотариус. Заявителю следует предъявить книжку и паспорт |
| 5 | Место хранения | При хранении трудовых книжек в номенклатурных делах в записи о местонахождении подлинника прописывают даты и номера дел. Если трудовые книжки хранятся в сейфе, ящике, лотке, в формулировке ссылаются на характеристику, позволяющую отличить один сейф от другого, например, инвентарный номер. |
Порядок заверения копии трудовой книжки
Ниже приведен пример постраничного заверения труд книжки работника, который официально работает в конторе в настоящее время.
| 1. Делаем копию листов | Всех заполненных страниц |
| 2. На копии всех листов пишется «Копия верна» | А рядом пишется должность заверителя, подпись с расшифровкой |
| 3. Далее проставляется дата заверения и печать | Печать должна захватывать подпись |
| 4. В некоторых случаях | Прописывается «Работает по настоящее время» |
С момента подачи заявления, уполномоченный специалист обязан выдать копию трудовой книжки, полностью соответствующую требованиям ТК РФ в течении 3 календарных рабочих дней.
Дело в том, что выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику, пока он оформлен и работает на этом предприятии, сотрудник отдела кадров не имеет права. Но если работнику требуется предоставить сведения о его трудовой деятельности, он может попросить работодателя сделать выписку из трудовой или сделать ее заверенную копию.
Для получения документа необходимо посетить отдел кадров и оставить там заявление с просьбой предоставить копию документа. В трехдневный срок работодатель обязан выдать ее. По просьбе работника работодатель может оформить один из двух видов документа – выписка или копия.
Выписка – это копия части страниц трудовой книжки. Такой документ может потребоваться для оформления загранпаспорта, там требуется указание мест работы за последние 10 лет. В общем случае, выписка требуется, если необходимо предоставить информацию за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Сколько дней действительна копия трудовой книжки для отдела управления Федеральной миграционной службы.
В управлении Федеральной миграционной службы граждане России могут оформить загранпаспорт. Для совершения данной процедуры отдел дает определенный перечень документации, которую нужно предоставить. Сюда входит копия рабочей книжки. Это относится только к работающему населению. Если гражданин не имеет места работы, то ему нужно принести саму трудовую книжку, в которой зафиксирована информация о прежнем месте работы.
Действительна такая утвержденная копия месяц. Если срок ее подошел к концу, то организация УФМС позволяет продлить документ. Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений. Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы.