Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как назначить контрактного управляющего или организовать контрактную службу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает 100 млн руб., создают контрактные службы.
Чтобы определить, должен ли работодатель создать контрактную службу, нужно определить среднегодовой объем закупок. Он должен включать весь утвержденный на год объем финансового обеспечения для осуществления закупок в соответствии с Законом № 44-ФЗ. В данный объем включаются также средства для оплаты контрактов, заключенных до начала указанного финансового года и подлежащих оплате в этом году (п. 16 ч. 1 ст. 3 Закона № 44-ФЗ).
Общие требования к контрактной службе определены Законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утвержденным Приказом Минэкономразвития РФ от 29.10.2013 № 631. В соответствии с этим Типовым положением контрактная служба создается одним из следующих способов:
-
создание отдельного структурного подразделения;
-
утверждение работодателем постоянного состава работников, выполняющих функции контрактной службы, без образования отдельного структурного подразделения.
Численность контрактной службы не может составлять менее двух человек.
Если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель структурного подразделения, назначаемый на должность приказом руководителя либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель или один из его заместителей.
Руководитель контрактной службы определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников этой службы (п. 10 Типового положения).
Как формируется отдельное структурное подразделение – Законом № 44-ФЗ и Типовым положением не установлено, но можно предположить, что оно создается из новых либо из своих, но полностью освобожденных от прежних обязанностей работников. В любом случае это должны быть сотрудники работодателя, а не сторонние лица, оказывающие услуги.
Служба без образования структурного подразделения создается из работников организации.
К сведению:
Работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Контрактная служба создается на основании Положения о контрактной службе, разработанного на основании Типового положения и приказа руководителя.
В приказе отражается:
-
информация о лице, которое назначается руководителем;
-
список сотрудников, входящих в состав службы без выделенного подразделения;
-
срок подготовки руководителем документов, определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы.
Распространенные ошибки контрактных управляющих
Чтобы стать участником мероприятий по государственным закупкам, необходимо соответствовать ряду условий в рамках 44-ФЗ. Тем не менее, часто заказчики, то есть, действующие от их имени контрактные управляющие по 44-ФЗ, выдвигают необоснованные запросы, среди прочих – требование предоставлять лицензию и специальный допуск СРО. В таких случаях ситуацию исправляет УФАС, защищает права поставщика и заставляет заказчика действовать в рамках закона.
Вот примеры конкретных ситуаций:
- выдвигается запрос на предоставление лицензии, в то время как закон предусматривает ее наличие лишь для некоторых видов работ из списка ТЗ;
- слишком придирчивое требование к действующему свидетельству о допуске к выполнению работ, влияющих на безопасность объектов капитальной стройки. Детально можно ознакомиться с данным вопросом в статье «СРО с 1 июля 2017 года в контрактной системе».
Особенности работы контрактного управляющего в небольшой организации.
С одной стороны, работы для контрактного управляющего немного, только придется повозиться с планами и расчетами объемов закупок, внести в единую электронную систему (Общероссийский сайт – до ввода Единой электронной системы) несколько извещений и контрактов по ним.
Также нужно составлять отчеты об исполнении контрактов. Возможно, что придется самостоятельно решать вопросы с электронными ключами (Электронными цифровыми подписями – ЭЦП). И этим занимается тендерный специалист.
У небольшого объема закупок есть своя обратная сторона — руководству не имеет смысла выделять под эту работу отдельную штатную единицу, поэтому начинают страдать те сотрудники, которые есть под рукой.
Мне известны контрактные управляющие, основная должность которых — завхозы, воспитатели детского сада и т. д.
Можно им только посочуствовать, так как работа контрактного управляющего требует много труда и времени не только на сами процедуры, но и на то, чтобы не отстать от непрерывно выходящих постановлений Правительства, Минэкономразвития и т. д.
Штрафы, которые могут налагаться на должностные лица за нарушения в соответствии с КоАПом, при этом часто кратны их мизерной зарплате, например, в детском саду.
Коротко говоря, даже минимальный объем закупок требует от таких совместителей основательных знаний законодательства, практики его применения и потенциально приводит к такой же ответственности, как и при работе в крупной организации, а оплачивается скудно.
Резюме: Специалист по госзакупкам
Работа в качестве контрактного управляющего в любом случае достаточно сложна, ответственна, требует большого объема специфических знаний, включает выполнение целого ряда рутинных действий.
Контрактный управляющий, работающий в небольшой организации по совместительству получает существенную нагрузку сверх своих основных обязанностей, несет ответственность в соответствии с законодательством, однако имеет сравнительно скромные возможности качественно делать свою работу. Работа при этом оплачивается, как правило, скупо по ряду причин.
Контрактный управляющий, работающий в организации-заказчике среднего масштаба, должен наладить продуктивное взаимодействие со своим руководством и конечными пользователями закупаемых товаров и услуг, иначе их качество и сроки поставки могут стать проблемой.
Работа в крупной организации позволяет обеспечить специализацию сотрудников внутри контрактной службы. Это дает возможность повысить призводительность и качество работы каждого сотрудника и службы в целом.
Для любой организации-заказчика важно обеспечить возможность консультаций с юристом, либо его участие в процессах закупки.
Ответственность должностного лица по 44-ФЗ
По ч.5 ст.38 44-ФЗ управляющий отвечает за правонарушения в рамках собственных полномочий. В должностной инструкции обязательно указываются должностные обязанности и ответственность за их неисполнение.
Для контрактного управляющего ответственность предусмотрена по трудовому законодательству (ст.232 ТК РФ) за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, и причинение материального ущерба работодателю.
Также предусмотрена административная, уголовная и гражданская ответственность за нарушения, совершенные в ходе собственной работы. Управляющим, допустившим административные правонарушения, предусмотренным ст.ст.7.29-7.32 КоАП РФ, ч.7, ч.7.1 ст.19.5 КоАП РФ, ст.19.7.2 КоАП РФ, вменяется административная ответственность как должностным лицам.
Согласно ч.2 ст.12 44-ФЗ для должностных лиц заказчиков предусмотрена персональная ответственность за соблюдение требований, установленных законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок.
Лица, провинившиеся по законодательству РФ и иных НПА о контрактной системе в сфере закупок, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ (ч.1 ст. 107 44-ФЗ).
Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых >100 млн. рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным). В случае, если совокупный годовой объем закупок Заказчика и у Заказчика отсутствует контрактная служба, Заказчик назначает контрактного управляющего. Т.е. при СГОЗ Заказчик ОБЯЗАН назначить контрактного управляющего или ВПРАВЕ создать контрактную службу.
Документы, которые регулируют деятельность
В своей деятельности работники руководствуются Конституцией Российской Федерацией, гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами, положением (регламентом) о специальной службе заказчика-работодателя.
Общие требования определены Законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом), который утвержден Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631. Форма принятия решения о создании такого подразделения Законом № 44-ФЗ не установлена.
На практике оно оформляется приказом руководителя организации-заказчика.
Также он обязан разработать на основании Типового положения и утвердить собственное положение (регламент).
Утверждать какие-либо документы, которые будут регламентировать деятельность ответственного за госзакупки, законодательство не обязывает.
Не существует пока и рекомендованных к применению форм. Например, не разработана типовая должностная инструкция контрактного управляющего бюджетного учреждения.
Вместе с тем при приеме на работу сотрудника, на которого на постоянной основе будут возложены обязанности управляющего, или при вменении таких обязанностей сотруднику, ранее их не выполнявшему, заказчику необходимо определить функции и полномочия работника в трудовом договоре, должностной инструкции или регламенте. Образец приказа о создании службы.
И служба, и единственный специалист по госзакупкам осуществляют организацию всего цикла госзакупок: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Приведем общий перечень обязанностей и полномочий закупщиков, предусмотренный ст. 38 Закона 44-ФЗ:
разработка планов закупок и планов-графиков;
извещение о планируемых заказах;
осуществление закупок;
участие в рассмотрении жалоб на процедуру закупки;
предоставление консультаций поставщикам;
иные полномочия, предусмотренные законом.
Перечень обязанностей контрактного управляющего содержится в пункте 4 статьи 38 ФЗ №44. Рассмотрим подробнее этот список:
- Формирование плана закупок, внесение корректировок в этот план.
- Включение плана в единую систему.
- Формирование плана-графика, внесение в него корректировок.
- Помещение в единую систему сведений о проведенных закупках.
- Подготовка документов, сопутствующих госзакупкам.
- Проведение госзакупок, оформление контрактов.
- Участие в делах по обжалованию итогов выбора поставщиков.
- Подготовка документов для отправки исков или претензий.
- Планирование консультаций с поставщиками.
- Прочие полномочия, содержащиеся в ФЗ №44.
Полный перечень функций управляющего приведен во втором разделе типового регламента, установленного приказом Минэкономразвития №631 от 29 октября 2013 года.
Контрактная служба и управляющий по законам № 44-ФЗ, 223-ФЗ
В сфере обеспечения государственных и муниципальных нужд посредством проведения закупок, необходимых для деятельности публичных органов или иных структур, действует больше императивных норм, чем в торговых отношениях между гражданами и организациями. Так, в соответствии со ст. 38 закона «О контрактной системе…» от 05.04.2013 № 44-ФЗ, государственные и муниципальные органы либо казенные учреждения, осуществляющие закупки, выступающие в качестве заказчиков, обязаны создать специальную службу или передать должностному лицу функции по созданию плана и плана-графика закупок, составлению и публикации извещений и приглашений, осуществлению покупок и т. п.
Первый способ. Заказчик может сформировать, как было отмечено выше, отдельное структурное подразделение, возглавляет которое руководитель КС. Такой подход применяется обычно в очень крупных компаниях. Обычно в подобных ситуациях служба состоит из большого количества постоянных сотрудников, которые работают в ней в штате, на постоянном месте.
Второй способ. Заказчик издает приказ о постоянном составе работников. В результате формируется отдельная служба, но не отдельное структурное подразделение. Возглавляет ее обычно заместитель руководителя. Основным достоинством создания такого отдела является то, что при необходимости он может быть очень быстро расформирован.
Традиционно в контрактную службу должно входить два и более сотрудников.
В том случае, если нет необходимости создавать КС, руководитель издает приказ о контрактном управляющем. Назначается сотрудник, который выполняет указанные выше позиции. С одной стороны, работы для него немного. Но повозиться приходится. Специалисту придется изучить законодательство и практику. Главное же заключается в том, что обычно такая нагрузка является дополнительной. Поэтому ответственность остается такой же, как и в крупных организациях, а оплачивается достаточно скудно.
Документы, которые регулируют деятельность
В своей деятельности контрактные управляющие руководствуются Конституцией Российской Федерацией, гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами, положением (регламентом) о контрактной службе заказчика-работодателя. Общие требования определены законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом), который утвержден Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631.
Форма принятия решения о создании службы законом № 44-ФЗ не установлена. На практике оно оформляется приказом руководства организации-заказчика. Также руководитель заказчика обязан разработать на основании Типового положения и утвердить собственное положение (регламент).
Утверждать какие-либо документы, которые будут регламентировать деятельность управляющего закупками, законодательство не обязывает. Не существует пока и рекомендованных к применению форм. Например, не разработана типовая должностная инструкция контрактного управляющего бюджетного учреждения.
При приеме на работу сотрудника, на которого на постоянной основе будут возложены обязанности управляющего, или при вменении таких обязанностей сотруднику, ранее их не выполнявшему, заказчику необходимо определить функции и полномочия работника в трудовом договоре, должностной инструкции или регламенте.
Кто может быть контрактным управляющим
В соответствии с договором о централизованном бухгалтерском обслуживании, финансовые операции всех образовательных учреждений нашего района проходят через централизованную бухгалтерию отдела образования. Вправе ли директора образовательных учреждений назначить работника централизованной бухгалтерии, который занимался бы закупками всех образовательных учреждений?
В соответствии с частью 23 статьи Закона № 112 «О контрактной системе», работником службы или может быть лицо, имеющее любое высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере размещения заказов. что требуют заказчики от управляющего ; какое образование должен иметь сотрудник контрактной службы; какие обязанности возникают у управляющего в соответствии с положением о службе учреждения; положение (регламент) о службе учреждения; переобучение управляющих.
В соответствии с ч. 2 ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ) в случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает сто миллионов рублей и у него отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (контрактного управляющего).
Согласно ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ контрактный управляющий должен иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. Кроме того, по смыслу Закона N 44-ФЗ контрактный управляющий должен являться работником заказчика (письмо Министерства экономического развития РФ от 31.01.2014 N ОГ-Д28-834). Как видим, в приведенной норме не установлено требования к наличию у работника высшего образования определенного профиля, поэтому работнику в данной ситуации достаточно иметь любое высшее образование.
Функционал контрактной службы
Полный комплекс функций по организации закупок вплоть до контроля исполнения госконтракта исполняет контрактная служба. Когда закупки только планируют, специалистами службы составляются планы и планы графики, размещаются документы в ЕИС, готовятся обоснования закупок, определяются цены заключения контрактов с единственным поставщиком.
Функциями контрактной службы являются:
- Осуществлять подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами.
- Разрабатывать план-график, осуществлять подготовку изменений для внесения в план-график, размещать в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения.
- Разрабатывать план закупок, осуществлять подготовку изменений для внесения в план закупок, размещать в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения.
- Обеспечивать осуществление закупок, в том числе заключение контрактов.
- Участвовать в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществлять подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы.
- А так же иные полномочия, предусмотренные законодательством.
На этапе определения поставщика контрактная служба готовит документы: описание объекта закупки, извещение, закупочную документацию, проект контракта, протоколы заседаний комиссии и прочие. В функции службы также входит выбор типа процедуры определения поставщика (если он есть), уточнение начальной цены контракта, подготовка и публикация разъяснений по запросам участников, согласование цены с единственным поставщиком. Кроме того, на службу наложена обязанность по хранению документов и обеспечению сохранности конвертов до момента вскрытия, а также по организации работы закупочной комиссии.
Когда победитель определен, задачей службы становится обеспечение заключения контракта, в том числе проверка предоставленной поставщиком банковской гарантии. Если контракт все же не заключен, служба должна подать соответствующие документы и проследить, чтобы уклонившийся поставщик попал в РНП.
С заключением контракта работа не заканчивается – теперь необходимо следить за его исполнением. Если что-то пошло не так, то есть контракт расторгается или изменяется, служба осуществляет взаимодействие с поставщиком по этим вопросам. Когда поставщик исполнил свои обязанности, контрактная служба должна организовать приемку и экспертизу объекта закупки, оплату и возврат обеспечения, а также подготовить и разместить в ЕИС все необходимые отчеты.