Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Когда подать отчет о среднесписочной численности за июль 2020г.
Общеустановленный срок представления отчета о среднесписочной численности за предыдущий год — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. Однако данный отчет с 2021 года отменен — информация будет включаться в расчет по стразовым взносам.
Что касается среднесписочной численности по вновь созданным компаниям, для них никаких изменений не предусмотрено. Они должны сдавать отчет о среднесписочной численности в обычные сроки, установленные ст. 80 НК РФ — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным.
Если организация создана или реорганизована в июле 2020 г., отчет нужно сдать в ИФНС не позднее 20 августа. Далее компания будет отчитываться в общеустановленном порядке — то есть подавать сведения вместе с РСВ за год в срок не позднее 30 января года, идущего за отчетным.
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц (при полном рабочем времени)
Прежде всего необходимо выяснить, какой была численность работников (учитываемых по приведенным выше правилам) в каждом из календарных дней месяца, включая выходные и праздники. Численность в нерабочий день принимается равной численности в предшествующий рабочий день.
Численность за каждый день месяца нужно просуммировать и разделить на количество календарных дней месяца. Полученное число следует округлить до целого значения (остаток менее 0,5 отбрасывается, остаток 0,5 и более округляется в большую сторону).
Пример 1
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Все сотрудники заняты полный рабочий день. Численность в каждом из дней месяца приведена в таблице 2. Среднесписочная численность за месяц равна 17,097 (530: 31 день), после округления принимает значение 17.
Число месяца Количество работников, учитываемых при расчете среднесписочной численности 1 15 2 14 3(сб.) 14 4(вс.) 14 5 16 6 17 7 17 8 18 9 20 10(сб.) 20 11(вс.) 20 12 20 13 20 14 18 15 18 16 18 17(сб.) 18 18(вс.) 18 19 17 20 17 21 16 22 16 23 16 24(сб.) 16 25(вс.) 16 26 16 27 15 28 17 29 17 30 18 31(сб.) 18 Итого: 530
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2015 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2015 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2015 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
С чего начинать расчет
Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:
-
сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;
-
работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;
-
внешние совместители;
-
лица, работавшие по договорам ГПХ;
-
учредители, не получающие заработную плату;
-
сотрудники, направленные на работу за границу;
-
работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2021 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Среднесписочная численность работников
С 01.01.2021 г. задача бухгалтера при подготовке расчета по страховым взносам заключается не только в привычной сверке начисленных доходов по строкам 030 и 050 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ с 6-НДФЛ, численности застрахованных лиц по строке 010 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ с СЗВ-М, но и в контроле заполнения показателя Среднесписочная численность (чел.) на титульном листе отчета и выявлении возможных несоответствий в учете.
При этом не стоит недооценивать роль данного показателя в отчетности. Значение среднесписочной численности:
- используется для проверки соответствия заработной платы среднеотраслевому уровню,
- является одним из критериев:
Как отчитываются о среднесписочной численности ИП с работниками в 2021 году
Для оформления отчета за 2021 год предпринимателю необходимо внести в него свои данные — фамилию, имя, отчество и ИНН. Знакоместа в графе «КПП» должны быть прочеркнуты, они заполняются лишь организациями.
Дата, на которую рассчитываются данные по итогам 2021 года, — это 1 января 2021 года.
Отчет заполняется единственным показателем, рассчитанным по приведенному выше алгоритму, — среднесписочной численностью.
Заполнить форму можно вручную, используя ручку черного или синего цвета, либо на компьютере и затем распечатать.
Заверять или не заверять отчет печатью, предприниматель решает самостоятельно — для данного документа она необязательна. Об этом высказался Минфин в письме от 30.08.2021 № 03-01-10/61983.
Сведения предприниматель направляет в инспекцию по месту своего жительства.
Как определяет среднесписочную численность работников ИП без сотрудников, расскажем в следующем разделе.
Расчет среднесписочной численности онлайн
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются налогоплательщиком в ФНС (п.3 ст.80 НК РФ):
- не позднее 20 января текущего года,
- не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована) — случае создания (реорганизации) организации.
Указанные сведения представляются по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. №ММ-3-25/174@
«Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год»
.
Данный отчет необходимо сдать в ФНС вне зависимости от того, сколько сотрудников находится в штате компании. Отчет предоставляется:
- По месту налогового учета компании,
- По месту регистрации ИП*.
При этом, согласно разъяснениям Минфина, данным в Письме от 20.03.2012г.
№03-02-08/24, ИП обязан предоставлять данные сведения, вне зависимости от того, есть ли у него наемные сотрудники: «В п. 3 ст. 80 Кодекса и в Приказе ФНС России от 29.03.2007г. №ММ-3-25/174@
«Об утверждении формы сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год»
не предусмотрено, что налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, у которых отсутствуют наемные работники, не представляют в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников.» Кроме того, данный показатель участвует в расчете некоторых налогов и необходим при выполнении ряда требований Налогового кодекса, так как с показателем среднесписочной численности работников (СЧР) связано немало обязанностей и льгот налогоплательщиков.
Так, например, согласно п.3 ст.80 НК РФ:
- налогоплательщики, СЧР которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек,
- а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел,
представляют налоговые декларации (расчеты) в ФНС по установленным форматам в электронной форме и не имеют права воспользоваться для предоставления деклараций бумажными носителями.