Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие разъездного характера работы и его оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Какие документы надо будет оформить
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.
Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.
Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.
Незаменимая компенсация
Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.
Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.
Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.
Документальное оформление служебных разъездов
Итак, в силу ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре с работником. А если такой характер работы был установлен в течение трудовой деятельности, по соглашению с работником к трудовому договору заключается дополнительное соглашение. Кроме этого, разъездной характер работы также нужно отметить в должностной инструкции работника.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.
В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может изменяться. Чтобы не вносить изменения в положение, можно изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя. Приведем образец.
Надбавка и компенсация
В силу ст. 129 ТК РФ одним из элементов оплаты труда являются доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ). Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Так, организации, подписавшие Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике Российской Федерации на 2009 — 2011 годы (действует до 31.12.2012), за разъездной характер работы должны производить работникам доплату в размере не менее 12,5% тарифной ставки. А Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87, предусмотрено, что в случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения строительной организации или сборного пункта до места работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, надбавка за разъездной характер работ устанавливается в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада), а не менее двух часов — до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат.
Утверждено Общероссийским отраслевым объединением работодателей электроэнергетики, Общественным объединением «Всероссийский Электропрофсоюз» 27.06.2008.
В организациях же, которые не приняли участие в подписании каких-либо соглашений и не присоединились к ним либо на которые не распространяют свое действие нормативные правовые акты РФ или субъектов РФ, надбавки устанавливает работодатель.
Кроме выплаты надбавок, работодатель обязан возместить расходы, понесенные сотрудником в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Список точно такой же, как и при направлении работника в командировку:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Расходы на проезд возмещаются в размере оплаты проезда любым видом транспорта (в том числе на такси), проездного билета на любой из видов общественного транспорта. Водителям или сотрудникам, использующим в служебных поездках личный транспорт, возмещается стоимость ГСМ.
Оплата труда и компенсации за разъездной характер работы
Разновидности возмещений и доплат за разъездной характер работы включают 3 варианта:
- Компенсация согласно предоставленным отчетным документам, чекам, билетам, справкам. Когда сотрудник получает средства под отчет и оплачивает расходы на проезд, проживание, доп. расходы для обеспечения исполнения обязанностей и выплаты суточных согласно общему законодательству.
- Определение уровня надбавки, исходя из установленного характера разъездной работы. Порядок расчета надбавки фиксируется во внутренней документации предприятия, а также включается в положения трудового контракта с конкретным работником. Допускается оформление в виде дополнительного соглашения к действующему договору, если сотрудник уже принят в штат, но до этого работал в других условиях.
- Комбинированный вариант возмещения, сочетающий надбавку и частичную компенсацию некоторых расходов по ТК.
При оформлении свои действия работодатель соотносит с нормами ст. 168.1 ТК РФ, в которой указаны, что возмещения должны быть выплачены по оплате:
- проездных билетов, расходов на перемещения;
- снятой квартиры, номера в гостинице и т.д.;
- допрасходов из-за проживания вдали от дома;
- других затрат, которые были предварительно согласованы с руководством.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Упрощенный документооборот
Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.
Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:
- Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
- Оплату аренды жилья.
- Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
- Услуги связи (мобильный телефон, факс).
Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение
Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.
Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.
По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.
Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.
Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?
В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
- Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.
Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
- Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
- Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.
По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.
Возмещение расходов на поезди по документам
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Разъездной характер работы в должностной инструкции
Должностная инструкция работника в 2020 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора. Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами. Например, при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.
Дополнительная информация
Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.
Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.
К сведению
Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.
В чем отличие от командировки
Исходя из информации выше, возникает соответствующий вопрос: в чем отличие таких разъездов от командировок?
- Если сотрудник постоянно находится в рабочих поездках – это разъездной характер работы. Если же они происходят эпизодически – это командировка.
- Оплачивается разъездной характер работы – согласно трудовому договору, командировки – исходя из среднего заработка.
- Если работа требует регулярных передвижений, то сотруднику нужно установить разъездной характер работы.
- Возместить потраченные работником средства на дорогу и прочие расходы можно несколькими способами. Выбор остается за руководителем.
- Руководитель должен издать указ, чтобы заинтересованные лица были в курсе событий.
У людей, которые не впервые попали на наш блог наверняка возник вопрос: а как же организовать охрану труда при разъездном характере работы? Именно об этом мы расскажем в следующих статьях.
Как правильно оформить разъездной характер работы
Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении.
Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.
В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены.
Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.
ООО «Весна»
г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1
Приказ № 7
об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы
«15» июля 2021 года
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2021 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2021 г.
2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2021 г.
Петров / Петров П.П.
М.П.
В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.
Никаких страховых взносов и НДФЛ
На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).
«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».
Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента.
Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).
Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.
Профессии, предполагающие разъездной характер работы
Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.
Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).
Вот еще несколько таких примеров:
- проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
- стюарды;
- работники, которые занимаются снабжением;
- экспедиторы.
Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:
- врачи скорой помощи;
- пожарные;
- спасательные службы;
- сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.
Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.
Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.